Abschreibung von beruflichen Arbeitsmitteln: Wie funktioniert das?

Was ist ein berufliches Arbeitsmittel und wie funktioniert die Abschreibung?

Steuerlich gelten als berufliche Arbeitsmittel alle Gegenstände, die Sie zur Ausübung Ihres Berufs benötigen, zum Beispiel Laptop, Fachliteratur oder Werkzeug. In der Regel stellt Ihr Arbeitgeber diese bereit.

Nutzen Sie eigene Arbeitsmittel, gilt:

• Erstattet Ihr Arbeitgeber die Kosten, können Sie diese nicht zusätzlich als Werbungskosten absetzen.
• Tragen Sie die Kosten selbst, können Sie diese steuerlich geltend machen.

Wichtig: Nutzen Sie ein Arbeitsmittel auch privat, dürfen Sie nur den beruflichen Anteil absetzen.

Sofortabschreibung von beruflichen Arbeitsmitteln

Am einfachsten ist es, wenn die Kosten für ein berufliches Arbeitsmittel im Jahr des Kaufs in voller Höhe als Werbungskosten abziehbar sind.

Das funktioniert, wenn

• der Kaufpreis des Arbeitsmittels maximal 952 € brutto bei 19 % Umsatzsteuer (800 Euro netto) betragen hat und
• dieses Arbeitsmittel selbstständig nutzbar ist (also unabhängig von anderen Geräten funktioniert)

Im Fachjargon spricht man dann von einem geringwertigen Wirtschaftsgut (GWG).

Sonderfall: Absetzen von Laptops, Computern und Software

Einen Sonderfall stellen Hardware und Software dar. Sie sind oft teurer als die GWG-Grenze oder nicht eigenständig nutzbar. Früher mussten Arbeitsmittel dieser Art nach der AfA-Tabelle über drei Jahre abgeschrieben werden. Seit dem 1. Januar 2021 gilt jedoch eine Vereinfachungsregel der Finanzverwaltung:

Die Nutzungsdauer kann mit einem Jahr angesetzt werden. Das bedeutet: Sie können die Kosten im Jahr des Kaufs vollständig absetzen, auch wenn der Preis über 952 € brutto liegt.

Das gilt für:

• Computer und Laptops
• Tablets
• Software
• Zubehör (z. B. Maus, Tastatur, Drucker)

Abschreibung über mehrere Jahre (AfA)

Kommt kein Sofortabzug in Frage, ist der Kaufpreis für ein berufliches Arbeitsmittel auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des Gegenstandes auf mehrere Jahre zu verteilen. Die sogenannte Nutzungsdauer gibt das Finanzamt in seinen amtlichen Afa-Tabellen (Absetzung für Abnutzung) vor.

Hinweis: Die Abschreibung beginnt im Monat des Kaufs und wird monatsanteilig berechnet.

Dabei gibt es verschiedene Formen der Abschreibung:

• Lineare Abschreibung: Bei der linearen Abschreibung verteilt sich die Höhe der Abschreibungen gleichmäßig auf die gesamte Nutzungsdauer und es wird jedes Jahr der gleiche Betrag abgesetzt. Das ist der Standardfall, wenn keine Sofortabschreibung in Frage kommt.‍
• Degressive Abschreibung: Hier ist die Abschreibung in den ersten Jahren höher und nimmt später ab. Der Grund hierfür ist, dass viele Gegenstände anfangs schneller an Wert verlieren. Dieser Fall kommt in der Praxis jedoch eher selten vor, gilt nur für bewegliche Wirtschaftsgüter und ist nur befristet erlaubt     (Konjunkturmaßnahme.
• Leistungsbezogene Abschreibung: Bei dieser Methode richtet sich die Abschreibung nach der tatsächlichen Nutzung. Je stärker Sie ein Arbeitsmittel nutzen, desto höher fällt die Abschreibung aus (z. B. nach Betriebsstunden). Das eignet sich vor allem, wenn die Nutzung von Jahr zu Jahr stark schwankt.
• Sammelpostenabschreibung: Mehrere kleinere Anschaffungen werden zu einem Sammelposten zusammengefasst und einheitlich über mehrere Jahre abgeschrieben. Auch diese Methode ist für Arbeitnehmer:innen eher selten relevant.

Praktischer Hinweis: Belege für Ihre beruflichen Arbeitsmittel sollten Sie immer aufbewahren, auch wenn sie nicht direkt mit der Steuererklärung eingereicht werden müssen. Schätzungen sind im Einzelfall möglich, aber nur, wenn keine Belege mehr vorhanden sind.

Fazit: So setzen Sie Ihre Arbeitsmittel richtig ab

Ob Sofortabschreibung oder Verteilung über mehrere Jahre – entscheidend sind Kaufpreis, Art des Arbeitsmittels und der Zeitpunkt der Anschaffung. Wenn Sie diese Grundregeln kennen, können Sie Ihre Kosten korrekt und vollständig in der Steuererklärung berücksichtigen.

Für die praktische Umsetzung kann eine Steuersoftware wie TAXMAN unterstützen: Geben Sie einfach Kaufdatum und Preis ein und das Programm ermittelt automatisch die Nutzungsdauer und die Abschreibungsbeträge.