Grundlagen rund um die Steuererklärung

Wer ist zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet?

Nicht alle Arbeitnehmer müssen zwingend jedes Jahr eine Steuererklärung abgeben. Das Einkommensteuergesetz unterscheidet es zwei Arten: die Pflichtveranlagung und die Antragsveranlagung.

Pflicht zur Steuererklärung nur in bestimmten Fällen

Wann Sie sind gesetzlich verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung abzugeben, ist für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in § 46 Abs. 2 EStG geregelt, die sogenannte Pflichtveranlagung. Darüber hinaus regelt Art. 149 AO insbesondere die Fristen.

‍Mithilfe dieser Checkliste können Sie prüfen, ob Sie eine Steuererklärung einreichen müssen:

• Ihre Nebeneinkünfte (z.B. Mieteinnahmen, Renten oder ehrenamtliche Tätigkeiten abzüglich Pauschale) betragen mehr als 410 Euro im Jahr.
• Sie haben Lohnersatzleistungen (z.B. Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld, Krankengeld) von mehr als 410 Euro im Jahr erhalten.
• Sie haben gleichzeitig bei mehreren Arbeitgebern in einem regulären Arbeitsverhältnis gearbeitet (keine pauschal versteuerten Minijobs oder Aushilfstätigkeiten) und ein Lohn wird nach Steuerklasse 6 berechnet.
• Bei Ihnen hat ein Arbeitgeberwechsel stattgefunden und die Lohnsteuer für einen sonstigen Bezug wurde ohne die Berücksichtigung des vorherigen Gehalts berechnet („S“ in der Lohnsteuerbescheinigung in der Zeile „Großbuchstaben“).
• Sie sind verheiratet, beide Eheleute sind Arbeitnehmer:innen und haben die Steuerklassenkombination 3 und 5 gewählt.
• Sie haben beim Finanzamt einen Freibetrag in den ELStAM eintragen lassen (über das Lohnsteuerermäßigungsverfahren).
• Sie hatten Kapitalerträge, auf die keine Abgeltungsteuer abgeführt wurde.
• Sie haben einen Verlustvortrag aus den Vorjahren.
• Sie haben keinen Wohnsitz in Deutschland, lassen sich aber als fiktiv unbeschränkt steuerpflichtig behandeln.
• Sie haben eine Abfindung erhalten und Ihr Arbeitgeber hat beim Abzug der Lohnsteuer die für Sie günstige Fünftelregelung angewendet.
• Sie haben eine:n beschränkt steuerpflichtige:n Ehepartner:in, der:die im EU-Ausland lebt, in Ihren ELStAM-Daten eintragen lassen.
• Sie sind Arbeitnehmer:in, Ihre Ehe ist geschieden (bzw. der:die Ehepartner:in verstorben) und Sie haben im selben Jahr wieder geheiratet.
• Sie wurden vom Finanzamt zur Abgabe einer Steuererklärung aufgefordert.

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In diesen Fällen sind Sie verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben, da eine Steuernachzahlung möglich ist, die sich das Finanzamt nicht entgehen lassen möchte. In der Regel erhalten Personen, die eine der genannten Voraussetzungen erfüllen, um den Jahreswechsel herum eine schriftliche Aufforderung des Finanzamtes zur Abgabe der Einkommensteuererklärung. Das Finanzamt erwartet die Steuererklärung dann bis zum 31. Juli des Folgejahres.

Achtung: Es ist wichtig, diese Frist einzuhalten, um eventuelle Sanktionen (Verspätungszuschlag, Zwangsgeld, Steuerschätzung) oder Verzugszinsen zu vermeiden.

Antragsveranlagung

In allen andern Fällen erwartet das Finanzamt keine Steuererklärung von Ihnen. Sie haben aber die Möglichkeit, freiwillig eine Steuererklärung abzugeben. Dafür haben Sie bis zu 4 Jahre Zeit. Es gilt die sogenannte Festsetzungsfrist für die freiwillige Abgabe einer Steuererklärung: Diese endet regelmäßig am 31.12. eines Jahres.

Als Arbeitnehmer:in wird Ihr Arbeitslohn direkt besteuert. Das bedeutet, dass Ihr Arbeitgeber monatlich die anhand Ihrer ELStAM-Merkmale individuell berechnete Lohnsteuer von Ihrem Gehalt einbehält und direkt an das Finanzamt abführt. Früher wurden diese Abzüge auf der Lohnsteuerkarte vermerkt, heute erfolgen sie elektronisch über das ELStAM-Verfahren (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale).

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Verlängerte Abgabefrist mit Steuerberatung: Mehr Zeit für die Steuererklärung

Wenn Sie Ihre Steuererklärung von einer Steuerberatung oder einem Lohnsteuerhilfeverein erstellen lassen, haben Sie mehr Zeit. Aufgrund der Corona-Pandemie gelten für die kommenden Jahre andere Abgabefristen.

• Steuererklärung für 2024: Abgabetermin mit Steuerberatung ist der 30.04.2026
• Steuererklärung für 2025: Abgabetermin mit Steuerberatung ist der 28.02.2027
• Steuererklärung für 2026: Abgabetermin mit Steuerberatung ist der 29.02.2028
• Steuererklärung für 2027: Abgabetermin mit Steuerberatung ist der 28.02.2029

Steuerrückzahlung sichern: Warum Sie eine Steuererklärung abgeben sollten

Als Arbeitnehmer:in sind Sie normalerweise nicht zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet, es sei denn, Sie erfüllen die oben genannten Ausnahmen. In diesem Fall können Sie jedoch eine Steuerveranlagung beantragen (Antragsveranlagung) und haben dafür vier Jahre Zeit - immer bis zum 31.12. eines Jahres.

Warum das Ganze? Das Finanzamt hat kein Interesse daran, dass durch den Lohnsteuerabzug zu wenig Lohn- oder Einkommensteuer abgeführt wird. Ihr Arbeitgeber kann bei der Berechnung des monatlichen Lohnsteuerabzugs nur die in den Steuertabellen festgelegten Pauschalen und Freibeträge anwenden, die für alle Steuerpflichtigen gelten. Ihre tatsächlich absetzbaren Kosten kennt er nicht.

Das bedeutet: Wenn Sie freiwillig eine Einkommensteuererklärung abgeben, obwohl Sie dazu nicht verpflichtet sind, haben Sie nichts zu verlieren. Im schlimmsten Fall haben Sie alle abzugsfähigen Kosten berücksichtigt und die Steuererklärung umsonst gemacht.

Neun von zehn Arbeitnehmer:innen, die eine Antragsveranlagung einreichen, erhalten allerdings Geld vom Finanzamt zurück. Eine einfache Möglichkeit, die Höhe einer möglichen Steuererstattung zu prüfen, ist die Nutzung einer Steuersoftware. Gängige Programme erleichtern nicht nur die Erstellung einer rechtssicheren Steuererklärung, sondern berechnen nach Eingabe aller Daten auch automatisch die zu erwartende Steuererstattung.

Steuerrückerstattung in Sicht: Diese Faktoren beeinflussen die Rückzahlung

Grundsätzlich können Sie mit einer Steuerrückerstattung rechnen, wenn zu viel Lohnsteuer einbehalten wurde. Dies ist häufig der Fall: Die Lohnsteuertabellen, die der Arbeitgeber verwendet, gehen davon aus, dass der Arbeitslohn gleichmäßig über 12 Monate verteilt wird. In der Realität erhalten jedoch viele Arbeitnehmer:innen Akkordzuschläge, Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld oder sie leisten Überstunden, was zu einer ungleichmäßigen Verteilung des Einkommens führt.

Darüber hinaus gehen die Lohnsteuertabellen davon aus (weil sie allgemeingültig sein müssen), dass Arbeitnehmer:innen keine Ausgaben haben, die über den jeweiligen Freibeträgen liegen. Da diese Annahme nur auf sehr wenige Arbeitnehmer:innen zutrifft, können die meisten Menschen mit einer Steuerrückerstattung rechnen.

Hier sind einige typische Fälle, in denen eine Steuerrückerstattung möglich ist:

• Sie haben außergewöhnliche Belastungen zu berücksichtigen (z. B. Unterstützungsleistungen, Ausbildungskosten für Kinder, Krankheitskosten usw.).
• Ihre Werbungskosten (z. B. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, doppelte Haushaltsführung, Fortbildungen etc.) im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit sind höher als der Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.230 Euro.
• Ihre Sonderausgaben exklusive Versicherungen (Spenden, Kirchensteuer, Ausbildungskosten) sind betragen mehr als der Sonderausgabenpauschbetrag von 36 Euro pro Jahr.
• Sie haben durch selbstständig ausgeübte Nebentätigkeiten oder Vermietung Verluste erlitten (Renovierungsmaßnahmen), die Sie mit Ihren positiven Lohneinkünften verrechnen und in Ihrer Steuererklärung berücksichtigen können.
• Sie waren nicht das ganze Jahr über berufstätig.
• Ihr Lohn oder Gehalt wurde nicht gleichmäßig auf 12 Monate verteilt.

Wie erstelle ich meine Steuererklärung effizient und unkompliziert?

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Ihre Steuererklärung anzufertigen:

• Nutzung von Mein ELSTER (Nachteil: bietet lediglich eine formale Ausfüllhilfe ohne steuerliche Unterstützung an)
• Beauftragung einer Steuerberatung (Vorteil: sehr gute Fachkenntnisse, aber deutlich teurer als eine Steuersoftware, daher hauptsächlich bei komplexen Steuerfällen empfohlen)
• Beratung durch einen Lohnsteuerhilfeverein (nur für Arbeitnehmer:innen).
• Verwendung einer Steuersoftware (Empfehlung für die meisten Arbeitnehmer:innen, Rentner:innen und Selbstständigen, da sie sowohl steuerliche Unterstützung als auch zahlreiche Hilfsmittel wie Plausibilitätskontrolle, Steuerberechnung, Belegmanager und Prüffunktion für den Steuerbescheid bietet)

Erfahrungsgemäß können die meisten Personen ihre Steuererklärung selbst anfertigen. Nicht zuletzt deshalb wird Steuersoftware immer populärer. Mit einer professionellen Steuersoftware benötigen Sie nicht nur weniger Zeit für die Steuererklärung und erhalten im Durchschnitt eine höhere Steuerrückerstattung, sondern sie sparen gegenüber eine Steuerberatung auch Geld.