Steuerfreie Gehaltsextras: Wichtige Steuerspielregeln beachten

Wer mit seinem Arbeitgeber statt einer klassischen Gehaltserhöhung steuerbegünstigte Gehaltsextras vereinbart, verhindert den Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherung. Doch Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in müssen hier ein paar Spielregeln beachten.

Steuerbegünstigte Gehaltsextras müssen „on top“ gewährt werden

Einige Gehaltsextras sind nur steuerbegünstigt bzw. steuerfrei, wenn diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Das bedeutet im Klartext: Möchten Sie als Arbeitnehmer:in weniger Steuern für Ihr Gehalt bezahlen und bitten Ihre:n Vorgesetzte:n darum, einen Teil Ihres Gehalts in steuerfreie Gehaltsextras umzuwandeln, so geht die Steuerfreiheit der Gehaltsextras verloren, da die Gehaltsextras hier nicht „on top“ erfolgen.

Für steuerbegünstige Gehaltsextras ist Voraussetzung, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden (Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen, Kurzinfo Lohnsteuer Nr. 05/2015 v. 9.7.2015). Der Arbeitgeber

• übernimmt (teilweise) die Kosten für den Kindergartenplatz der Kinder des Arbeitnehmers (§ 3 Nr. 33 EStG).
• gewährt Zuschüsse zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes nach § 3 Nr. 34 EStG (Massagen, Rückengymnastik).
• schenkt seinem Mitarbeiter ein Smartphone, ein Tablet oder einen PC und möchte dieses Präsent pauschal besteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG).

Beispiele aus der Praxis

Ein Arbeitgeber zahlt einem Mitarbeiter monatlich 3.000 Euro brutto. Die Kindergartengebühren für die Kinder des Mitarbeiters betragen 250 Euro monatlich. Der Arbeitgeber übernimmt diese Kosten zusätzlich zum Bruttoarbeitslohn von 3.000 Euro ODER zahlt dem Arbeitnehmer nur noch einen Bruttoarbeitslohn von 2.750 Euro und zahlt von den restlichen 250 Euro den Kindergartenplatz.

Tipp: Gehaltsextras, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden müssen, kommen vor allem in folgenden Situationen in Betracht:

• Es steht eine Gehaltserhöhung an.
• Der Arbeitgeber gewährt eine freiwillige Sonderzahlung.
• Im Bewerbergespräch wird die Zusammensetzung des Gehalts thematisiert.

Smartphone als häufigstes Gehaltsextra

Eines der beliebtesten Gehaltsextras bei Arbeitnehmern ist die Bereitstellung eines Smartphones oder eines Tablets. Der Clou dabei: Selbst wenn der Arbeitnehmer das Smartphone oder das Tablet zu 100 Prozent privat nutzt, ist dieser geldwerte Vorteil komplett steuerfrei nach § 3 Nr. 45 EStG. Dieses Extra ist deshalb so beliebt, weil sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin den teuren Kaufpreis für ein neues Smartphone oder Tablet spart sowie auch die anfallenden monatlichen Nutzungsgebühren. Damit die Steuerfreiheit dieses Gehaltsextras vom Finanzamt akzeptiert wird, muss das Smartphone oder das Tablet im Eigentum des Arbeitgebers bleiben und der:die Arbeitnehmer:in darf das Gerät frei nutzen.

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Praxis-Tipp:
Es ist ratsam, eine schriftliche Vereinbarung über die Nutzung des Smartphones/Tablets zu treffen und sich die Aushändigung des Telekommunikationsgeräts an den Mitarbeiter bestätigen zu lassen. Diese Vereinbarung samt Bestätigung sollte der Arbeitgeber bei den Lohnunterlagen aufbewahren. Der Grund: ohne die Aushändigungsbestätigung könnte das Finanzamt dem Arbeitgeber unterstellen, dass er das Smartphone selbst nutzt. In diesem Fall müsste der "vermeintliche Einzelunternehmer" für die Privatnutzung Steuern bezahlen. Das wird durch die Vereinbarung und Aushändigungsvereinbarung verhindert.

Rechtssicherheit durch Antrag auf Anrufungsauskunft

Oftmals sträuben sich Arbeitgeber aus Unsicherheit gegen die Gewährung von Gehaltsextras. Sie fürchten Fehler und die Haftung für Lohnsteuer. Doch diese Unsicherheit kann durch einen Antrag beim Finanzamt ausgeräumt werden. Beantragt der Arbeitgeber beim Finanzamt die Erteilung einer Anrufungsauskunft nach § 42e EStG, beurteilt das Finanzamt das Gehaltsextras aus Sicht der Lohnsteuer und klärt, ob steuerlich alles korrekt ist. Diese Anrufungsauskunft zur Rechtssicherheit bei der Lohnsteuer für Gehaltsextras ist übrigens ein kostenloser Service des Finanzamts.

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