Wann muss ich eine elektronische Steuererklärung einreichen?

Viele Steuerzahlerinnen und Steuerzahler geben ihre Einkommensteuererklärung noch auf Papier ab und bekommen später Post vom Finanzamt: Bitte elektronisch einreichen. Das ist ärgerlich, kostet Zeit und kann Fristen knapp machen. Mit diesem Überblick wissen Sie, wann die elektronische Abgabe Pflicht ist, welche Ausnahmen gelten und wie Sie es direkt richtig machen.

Elektronisch oder Papier: Worauf kommt es an?

Für die meisten Fälle hilft eine einfache Faustregel:

Sobald Sie Einkünfte aus Selbstständigkeit oder einem Gewerbe haben (also „Gewinneinkünfte“), müssen Sie Ihre Steuererklärung in der Regel elektronisch abgeben. Papier reicht dann oft nicht aus.

Was sind „Gewinneinkünfte“? Das sind vor allem Einnahmen aus:

• selbstständiger Arbeit (z. B. freiberufliche Tätigkeit) – Anlage S‍
• Gewerbebetrieb (z. B. Kleingewerbe) – Anlage G‍
• Land- und Forstwirtschaft – Anlage L

Wenn Sie eine dieser Anlagen ausfüllen müssen (häufig zusammen mit einer Gewinnermittlung, z. B. Anlage EÜR), erwartet das Finanzamt die Erklärung normalerweise online über ELSTER oder per Steuersoftware.

Wer muss die Einkommensteuererklärung elektronisch abgeben?

In diesen Fällen verlangt das Finanzamt die Einkommensteuererklärung meistens elektronisch (also über ELSTER oder eine Steuersoftware):

• Sie sind selbstständig (z. B. als Designerin, Dozent, IT-Beraterin,Fotograf).‍
• Sie betreiben ein Gewerbe – auch wenn es nur nebenbei läuft (z. B.Online-Shop, Handwerk, Verkauf über Plattformen).‍
• Sie haben Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft.
• Sie müssen eine Gewinnermittlung abgeben, zum Beispiel eine Einnahmen-Überschussrechnung (Anlage EÜR).

Praxisbeispiel: Viele betrifft das „nebenbei“ – etwa bei einem kleinen Gewerbe oder bei bestimmten Fällen rund um eine Photovoltaikanlage, wenn dadurch Gewinneinkünfte in der Steuererklärung erklärt werden müssen.

Was passiert, wenn Sie trotzdem Papier abgeben?

Wenn Sie eigentlich zur elektronischen Abgabe verpflichtet sind, kann das Finanzamt eine Steuererklärung auf Papier so behandeln, als wäre sie noch nicht wirksam eingereicht. Dann wird die Erklärung zunächst nicht bearbeitet, sondern Sie erhalten ein Schreiben mit der Aufforderung, die Unterlagen elektronisch nachzureichen, zum Beispiel über ELSTER oder eine Steuersoftware.

Deshalb kommt der Hinweis oft erst nach einigen Wochen: Erst bei der Prüfung fällt auf, dass die Papierabgabe in Ihrem Fall nicht ausreicht.

Gilt die elektronische Pflicht auch für die Anlage EÜR?

Ja – wenn eine standardisierte Einnahmenüberschussrechnung nach amtlichem Datensatz verlangt wird, ist die Übermittlung grundsätzlich elektronisch vorgesehen. In Härtefällen kann das Finanzamt auf Antrag darauf verzichten.

Welche Erklärungen müssen bei Unternehmern meist ebenfalls elektronisch raus?

Wer unternehmerisch tätig ist, muss in vielen Fällen auch diese Erklärungen elektronisch abgeben (wenn sie überhaupt anfallen):

• Umsatzsteuer (z. B. Voranmeldungen / Jahreserklärung)
• Gewerbesteuer
• ggf. Feststellungserklärungen    

Ausnahmen: Wann ist Papierform trotzdem erlaubt?

410-Euro-Grenze (typischer Arbeitnehmer-Ausnahmefall)

Es gibt eine wichtige Ausnahme, wenn Sie hauptsächlich Arbeitnehmer:in sind (Arbeitslohn mitLohnsteuerabzug) und zusätzlich nur sehr geringe Gewinneinkünfte haben (§46 Abs. 2 Nr. 1 EStG ):

Keine Pflicht zur elektronischen Übermittlung besteht, wenn die positiven Gewinneinkünfte zusammen mit weiteren nicht dem Lohnsteuerabzug unterliegenden Einkünften insgesamt nicht mehr als 410 Euro betragen.

Härtefall („unbillige Härte“)

Wenn die elektronische Übermittlung für Sie wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist, können Sie einen Antrag stellen, weiterhin Papier abgeben zu dürfen (Härtefallregelung). Rechtsgrundlage ist insbesondere § 150 Abs. 8 AO i. V. m.§ 25 Abs. 4 EStG; das ist auch durch Rechtsprechung bestätigt.

Ein Härtefall kann vorliegen, wenn Ihnen die elektronische Abgabe nicht zumutbar ist.

Typische Gründe sind zum Beispiel:

• Kein geeigneter Zugang: Sie haben keinen Computer oder keinen Internetzugang (oder können diesen nicht zuverlässig nutzen).‍
• Persönliche Gründe: Sie können die Online-Abgabe aus nachvollziehbaren Gründen nicht nutzen, etwa wegen Alter, Krankheit oder einer vergleichbaren Einschränkung.‍
• Einmalige Ausnahmesituation: Es handelt sich um einen Sonderfall, in dem die elektronische Abgabe für Sie unverhältnismäßig wäre (z. B.nur einmalig eine solche Erklärung nötig).

Wichtig: Reichen Sie den Härtefallantrag am besten direkt zusammen mit der Steuererklärung in Papierform ein. Sonst kann es passieren, dass das Finanzamt die Papiererklärung zunächst nicht bearbeitet und Sie zur elektronischen Abgabe auffordert.

Fazit: Elektronisch ist der Regelfall – Papier nur in echten Ausnahmen

Für die meisten Steuerzahlerinnen und Steuerzahler gilt heute eindeutig: Die Steuererklärung wird grundsätzlich elektronisch abgegeben. Papier ist nur noch in wenigen Ausnahmefällen sinnvoll und wird in bestimmten Fällen sogar nicht akzeptiert. Sobald Sie Gewinneinkünfte haben – also z. B. selbstständig sind, ein Gewerbe betreiben oder eine Gewinnermittlung (EÜR/Bilanz) abgeben müssen – erwartet das Finanzamt die Erklärung elektronisch. Eine Abgabe auf Papier führt dann häufig dazu, dass Sie später zur Online-Abgabe aufgefordert werden.

Wenn Sie dennoch Papier einreichen möchten, sollten Sie das nur tun, wenn bei Ihnen wirklich eine Ausnahme greift – etwa eine gesetzliche Sonderregelung (z. B. bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten innerhalb der Freibeträge) oder ein anerkannter Härtefall. Andernfalls ist die elektronische Abgabe der sichere und richtige Weg.

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