Arbeitszimmer absetzen: In welcher Höhe kann ich Werbungskosten geltend machen?

Arbeiten von zuhause wird immer beliebter. Auch Arbeitnehmer, die einen klassischen Büroarbeitsplatz zur Verfügung haben, bleiben gerne hin und wieder im Homeoffice. Aber dürfen sie die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer von der Steuer absetzen? Was Sie rund um die steuerliche Anerkennung eines Arbeitszimmers wissen müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Arbeitnehmer können vor allem dann ein häusliches Arbeitszimmer absetzen, wenn Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, oder wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet. In diesem Fall akzeptiert das Finanzamt den Abzug als Werbungskosten zumindest teilweise. Die steuerliche Anerkennung für die Kosten eines Arbeitszimmers, das sich außerhalb der Wohnung des Steuerpflichtigen befindet, ist dagegen deutlich einfacher.

Grundsätzlich sind die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nur unter bestimmten Voraussetzungen und häufig nicht in vollem Umfang als Werbunskosten abziehbar. Das ist einer der wesentlichen Unterschiede zu einem angemieteten, „außerhäuslichen“ Arbeitszimmer (beispielsweise im Nachbarort), für das alle Aufwendungen in voller Höhe abgezogen werden können. 

Es gibt verschiedene „Stufen“, in denen das Finanzamt die Ausgaben für ein häusliches Arbeitszimmer anerkennt: 

1. Das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung des Steuerpflichtigen. In diesem Fall ist der Abzug der tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten unbegrenzt möglich.
2. Für die im Arbeitszimmer ausgeübte berufliche Tätigkeit steht keine anderer Arbeitsplatz zur Verfügung (das trifft z.B. auf Lehrer zu; bei ihnen ist die Schule Mittelpunkt der beruflichen Betätigung, ein eigenes Büro/festen Arbeitsplatz haben sie in der Schule aber nicht). In diesem Fall ist der Abzug der Aufwendungen zwar auch möglich, aber begrenzt auf maximal 1.250 EUR.
3. In allen anderen Fällen wird das Finanzamt einen Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht anerkennen.

Ein unbegrenzter Abzug kommt bei Arbeitnehmern vor allem dann in Betracht, wenn diesen im Betrieb des Arbeitgebers kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird (z. B. Heimarbeiter oder Telearbeitsplätze) und sie ihre Tätigkeit auch nicht an einem anderen Ort außerhalb der häuslichen Sphäre ausüben.

Ein begrenzter Kostenabzug (bis zu 1.250 Euro pro Jahr) ist vor allem dann möglich, wenn das Arbeitszimmer zwar nicht der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ist, für bestimmte berufliche Tätigkeiten aber unverzichtbar ist. Das trifft beispielsweise auf Lehrer zu, die in der Schule keinen Arbeitsplatz für die Unterrichtsvorbereitung haben; oder für Arbeitnehmer, die eine (freiberufliche) Nebentätigkeit ausüben und dafür ein Arbeitszimmer benötigen.

Kein Abzug für gemischt genutztes Arbeitszimmer

Der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers ist im Gesetz nicht näher bestimmt. In der Rechtsprechung wird er definiert als ein Ort, der nach „Funktion und Ausstattung betrieblich oder beruflich genutzter Arbeitsraum“ ist, der vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder organisatorischer Arbeiten dient und nicht für Publikumsverkehr vorgesehen ist.

Baulich muss das Arbeitszimmer von den Privaträumen abgeschlossen sein (Tür)  und zu mindestens 90 Prozent zur Erledigung beruflicher Arbeiten genutzt werden. Die Einrichtung darf nur enthalten, was zur Erledigung der beruflichen Arbeiten notwendig ist (also z. B.   kein Gästebett). Ein beruflich genutzter Raum im Keller oder Dachgeschoss einer selbst bewohnten Wohnung erfüllt in der Regel diese Anforderungen an ein häusliches Arbeitszimmer – eine mittels Vorhang abgetrennte Nische im Hausflur nicht.

Wird ein als Büro eingerichteter Raum zu Hause nicht ausschließlich beruflich genutzt, läge eigentlich nahe, dass zumindest ein Teil der Ausgaben für das Arbeitszimmer als Werbungskosten abgezogen werden darf. Doch genau dieser Aufteilung erteilte der Große Senat des Bundesfinanzhofs eine Absage (BFH 27.7.2015, Az. GrS 1/14; veröffentlicht am 28.1.2016).

Beispiel 1: Ein Arbeitnehmer hat keinen anderen Arbeitsplatz in der Einrichtung seines Arbeitgebers. Er nutzt zu Hause einen Raum, in dem er neben einem Schreibtisch und einem Regal auch ein Gästebett und einen Kleiderschrank aufbewahrt. Folge: Da dieser Raum nicht ausschließlich beruflich genutzt wird, scheidet ein Abzug von Werbungskosten aus.

Beispiel 2: Ein Arbeitnehmer nutzt in seinem Wohnzimmer eine 3 Quadratmeter große Arbeitsecke für berufliche Zwecke. Folge: Der Beschluss des Bundesfinanzhofs schließt auch einen Werbungskostenabzug für Arbeitsecken aus.

Beispiel 3: Eine Arbeitnehmerin wird an zwei Tagen in der Woche in ihrem Arbeitszimmer tätig. Den Rest der Wochen wird dieser Raum privat genutzt. Folge: Eine Aufteilung der Arbeitszimmerkosten in abziehbare Werbungskosten und nicht abziehbare Werbungskosten nach Zeitanteilen scheidet nach dem BFH-Beschluss aus.

Nutzen Sie einen Raum zu Hause als Arbeitszimmer für berufliche Zwecke, statten Sie den Raum nur mit Möbeln aus, die beruflich notwendig sind. Das Bett, der private Kleiderschrank, das Bügelbrett oder das Fitnessgerät sind in diesem Raum tabu.

Tipp: Um das Finanzamt davon überzeugen zu können, dass ein Raum zu Hause die Kriterien eines häuslichen Arbeitszimmers erfüllt, sollten Sie Fotos von dem Arbeitszimmer schießen und dem Finanzamt im Zweifel vorlegen.

Homeoffice wegen Corona

Hat Ihr Arbeitgeber während der Corona-Krise das Arbeiten im Homeoffice angeordnet, lassen Sie sich von ihm bescheinigen, dass Ihr Arbeitsplatz wegen Kontaktbeschränkungen nicht aufgesucht werden darf oder dass der Arbeitslatz wegen vorübergehender Schließung der Einrichtung des Arbeitgebers nicht zugänglich war. Diese Bescheinigung bewahren Sie sich auf und legen Sie dem Finanzamt im Zweifel vor.

Grundsätzlich können folgende Kosten für das Arbeitszimmer geltend gemacht werden: Miete, Darlehenszinsen, Energiekosten, Reparaturen, Versicherungsbeiträge (z.B. Gebäudeversicherung), Müllabfuhr, Heizungswartung, Grundsteuer, Renovierungskosten etc.

Soweit die Kosten ausschließlich für das Arbeitszimmer anfallen (z.B. Renovierung) können sie in vollem Umfang als Werbungskosten abgesetzt werden. Ansonsten werden die auf das Arbeitszimmer entfallenden Kosten anteilig nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche errechnet. 

Arbeitsmittel im Arbeitszimmer absetzen

Aufwendungen für Einrichtungsgegenstände, die ausschließlich beruflich genutzt werden (z. B. Schreibtisch, Stuhl, Regal, Computer), sind als Werbungskosten auch dann abziehbar, wenn die Kosten für den Raum steuerlich nicht abziehbar sind. Achten Sie beim Kauf darauf, dass der Kaufpreis je Möbelstück netto (also ohne Umsatzsteuer) nicht mehr als 800 Euro beträgt, dann können Sie die Ausgaben sofort im Jahr der Zahlung als Werbungskosten abziehen. Bei einem Kaufpreis von netto mehr als 800 Euro sind die Anschaffungskosten auf 13 Jahre verteilt abzuschreiben.

Wird das Arbeitszimmer durch mehrere Personen genutzt, sind die Voraussetzungen bei jeder Person gesondert zu prüfen. Jeder darf ggf. die von ihm getragenen Aufwendungen abziehen. Steht allen Nutzenden nur ein Abzug in beschränkter Höhe zu (beispielsweise ein Lehrerehepaar mit gemeinsamem Arbeitszimmer), ist der Höchstbetrag anteilig aufzuteilen.

Grundstücksbezogene Aufwendungen wie Miete, Abschreibung, Zinsen oder Versicherungen darf bei Verheirateten nur derjenige abziehen, auf dessen Namen der Mietvertrag läuft bzw. nach den prozentualen Eigentumsverhältnissen.

Arbeitnehmer, die dem Finanzamt nachweisen können, dass sich ihr Arbeitsplatz in der Firma nicht zum Arbeiten eignet, dürfen für ihr häusliches Arbeitszimmer Werbungskosten von bis zu 1.250 Euro pro Jahr geltend machen.
In einem Fall konnte eine Richterin durch ein Gutachten nachweisen, dass in ihrem Büro in der Arbeit eine solche Lärmbelästigung bestand, dass ein Arbeiten kaum möglich war. In der Nähe befand sich eine laute Bahntrasse. Das Gutachten bestätigte die Überschreitung der zulässigen Grenzwerte für Lärmbelästigung. Dazu konnte die Richterin glaubhaft nachweisen, dass ihr Büro zu klein war und nicht der Arbeitsstättenverordnung entsprach. Deshalb durfte die Richterin trotz eines anderen Arbeitsplatzes die Kosten für ihr häusliches Arbeitszimmer bis zu 1.250 Euro pro Jahr steuerlich absetzen. Der andere Arbeitsplatz eignete sich nicht zum Arbeiten.

Um das Finanzamt davon überzeugen zu können, dass der „andere“ Arbeitsplatz in der Einrichtung des Arbeitgebers sich nicht zum Arbeiten eignet, sind folgende Unterlagen als Nachweise denkbar:

• Gutachten zur Lärmbelästigung
• Bestätigung des Arbeitgebers, dass der Raum in der Arbeit nicht der Arbeitsstättenverordnung entspricht (zu klein ist)
• Beweisfotos