Arbeitszimmer des Unternehmers: Diese Besonderheiten sollten Sie kennen
Als Unternehmer können Sie die Kosten für ein Arbeitszimmer in Ihrem Haus oder Ihrer Wohnung unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Wie das geht und welche Bedingungen dafür erfüllt sein müssen, lesen Sie hier.
Wann kann ich als Unternehmer ein häusliches Arbeitszimmer absetzen?
Der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers ist im Gesetz nicht näher bestimmt. Er wird von der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs als ein „nach Funktion und Ausstattung betrieblich oder beruflich genutzter Arbeitsraum“ definiert, der „seiner Lage nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist“. Der Raum wird „vorwiegend zur Erledigung büromäßiger Arbeiten wie z. B. gedankliche, schriftliche, verwaltungstechnische, verwaltungsorganisatorische Arbeiten oder künstlerisch genutzt (Proberaum eines Musikers, Atelier eines Malers) und ist nicht für einen Publikumsverkehr vorgesehen“.
Wenn beispielsweise ein Handwerker eine kleine Werkstatt ohne Büro gemietet hat, wird er keine Probleme haben, zusätzlich zu den Kosten für seine Betriebsstätte (Werkstatt) auch die Kosten für ein Arbeitszimmer in seinem Wohnhaus als Betriebsausgaben (bis 1.250 Euro, siehe Tabelle) steuerlich geltend zu machen. Der Grund: Das Arbeitszimmer ist der einzige Raum, in dem er seine Buchhaltung machen oder Rechnungen schreiben kann. Dagegen wird der Chef einer Zimmerei mit 30 Mitarbeitern und vier Angestellten in Büro, Dispo und Buchhaltung erheblich größere Schwierigkeiten haben, zusätzlich das Studio seines Wohnhauses als Arbeitszimmer abzusetzen.
Der Kostenabzug setzt generell einen von vier Wänden umgebenen, von den Privaträumen getrennten Raum voraus, der so gut wie ausschließlich (mehr als 90 %) für berufliche bzw. betriebliche Zwecke genutzt wird. Diese Voraussetzung muss anhand von äußeren Umständen (z. B. Wohnungsgröße und Anzahl der Bewohner, Lage und Einrichtung des Zimmers) geprüft werden. Je Bewohner muss im Regelfall neben dem Arbeitszimmer ein privat genutztes Zimmer zur Verfügung stehen. Wird der Raum nicht in nur untergeordnetem Umfang privat mitbenutzt, sind die gesamten Aufwendungen nicht abzugsfähig.
Die folgende Übersicht bietet Ihnen eine Orientierung, wann und in welcher Höhe Sie die Kosten für Ihr Arbeitszimmer geltend machen können, wenn Sie die oben genannten Voraussetzungen erfüllen:
Wann kann ich die Kosten für mein Arbeitszimmer unbegrenzt abziehen?
Wie aus der Übersicht hervorgeht, können Sie die Kosten für Ihr Arbeitszimmer unbegrenzt abziehen, wenn Sie die meisten wichtigen (qualitativen) betrieblichen Arbeiten im Arbeitszimmer erledigen. Im Rahmen dieser Wertung ist nach der Rechtsprechung der zeitliche (quantitative) Umfang der Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers lediglich ein Indiz. Deswegen schließt das zeitliche Überwiegen der außerhäuslichen Tätigkeit einen unbeschränkten Abzug der Aufwendungen nicht von vornherein aus. Sind die im Arbeitszimmer und außerhalb des Zimmers durchgeführten Tätigkeiten jedoch qualitativ gleichwertig, ist die Tätigkeitsdauer entscheidend. Übt ein Steuerpflichtiger mehrere betriebliche oder berufliche Erwerbstätigkeiten nebeneinander aus, muss das häusliche Arbeitszimmer den Betätigungsmittelpunkt aller Erwerbstätigkeiten (Gesamtheit) bilden.
Wann erhalte ich den begrenzten Betriebsausgabenabzug für mein Arbeitszimmer?
Wenn das Arbeitszimmer zwar nicht der Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit ist, Sie es aber für bestimmte Arbeiten benötigen, können Sie die Kosten bis 1.250 EUR pro Jahr als Betriebsausgaben absetzen. Das setzt allerdings voraus, dass in Ihrem Betrieb für diesen Aufgabenbereich kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Dies trifft z. B. für Steuerpflichtige zu, die im Betrieb keinen Raum zur Erledigung der Büroarbeiten haben (siehe Bsp. oben), oder die eine zusätzliche (z. B. freiberufliche) Nebentätigkeit ausüben und dafür ein Arbeitszimmer benötigen.
Was ist, wenn mehrere Personen das gleiche Arbeitszimmer nutzen?
Wird das Arbeitszimmer durch mehrere Personen genutzt, sind die Abzugsvoraussetzungen (unbegrenzter Kostenabzug, begrenzter Abzug oder kein Abzug) bei jeder Person gesondert zu prüfen. Jeder darf ggf. die von ihm getragenen Aufwendungen abziehen. Steht allen Nutzenden (z. B. einem Ehepaar) jeweils nur ein Abzug in beschränkter Höhe zu, ist der Höchstbetrag aufzuteilen.
Achtung:
Bei Gewerbetreibenden oder Freiberuflern stellt das Arbeitszimmer einen sonstigen selbstständigen Gebäudeteil und damit ein eigenes Wirtschaftsgut dar, das zusammen mit dem anteiligen Grund und Boden grundsätzlich zum Betriebsvermögen gehört. Der gewerblich oder freiberuflich genutzte Gebäudeteil einschließlich des anteiligen Grund und Bodens muss nicht dem Betriebsvermögen zugeordnet werden, wenn der Wert (Verkehrswert) nicht mehr als 20 % des gesamten Grundstücks und nicht mehr als 20.500 EUR beträgt. Überschreitet der betrieblich genutzte Gebäudeteil zusammen mit dem anteiligen Grund und Boden eine der beiden Grenzen, liegt Betriebsvermögen vor, und im Fall einer Veräußerung oder Entnahme des Grundstücks müssen die stillen Reserven (Differenz zwischen Buchwert und Verkehrswert) versteuert werden.
Welche Kosten für das Arbeitszimmer kann ich steuerlich geltend machen?
Die auf das Arbeitszimmer entfallenden Kosten (z.B. Miete, Wasser, Versicherungen etc.) können nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche (einschließlich Arbeitszimmer) aufgeteilt und steuerlich geltend gemacht werden. Folgende Kosten können Sie dabei einbeziehen:
- Gebäudeabschreibungen oder Miete
- Zinsen für einen Kredit
- Reparaturkosten
- Energiekosten (Strom, Wasser, Abwasser, Heizung)
- Beiträge zu Hausversicherungen (insbesondere Gebäudebrand-, Haftpflicht, Wasserschaden-, Glasbruch- und Hausratversicherungen)
- Müllabfuhr
- Schornsteinfegergebühren
- Grundsteuer
Falls einzelne Kosten ausschließlich für das häusliche Arbeitszimmer anfallen (bspw. wenn Sie das Arbeitszimmer streichen oder renovieren), können Sie diese vollständig geltend machen (also nicht anteilig an der Gesamtfläche). Ausgaben für die Ausstattung des Zimmers (z. B. Tapeten, Gardinen und Deckenlampen) gehören ebenfalls zu den abziehbaren Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers.
Gegenstände zur Ausschmückung (Kunstgegenstände, Bilder) sind nicht abziehbar.
Welche Arbeitsmittel kann ich zusätzlich steuerlich gelten machen?
Ausgaben für Einrichtungsgegenstände, die ausschließlich beruflich genutzt werden (z. B. Schreibtisch, Stuhl, Regal, Computer), sind als Betriebsausgaben auch dann abziehbar, wenn die Kosten für den Raum steuerlich nicht abziehbar sind. Die im Arbeitszimmer beruflich genutzten Wirtschaftsgüter oder Arbeitsmittel gehören zum Betriebsvermögen und sind über die AfA abzuschreiben.
