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Betriebsausgaben: Diese Aufwendungen können Sie von der Steuer absetzen

Steuerersparnis durch Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie mindern den Gewinn und sparen somit Steuern. Bestimmte Betriebsausgaben sind jedoch nicht oder nur begrenzt abziehbar. Wie Sie mit Betriebsausgaben steuerlich korrekt umgehen, stellen wir Ihnen hier vor.

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Wann liegen Betriebsausgaben vor?

Betrieblich veranlasst sind alle Aufwendungen, die in tatsächlichem, sachlichem oder wirtschaftlichem Zusammenhang mit dem Betrieb stehen. Ob die Aufwendungen notwendig, üblich angemessen oder zweckmäßig sind, ist für den Abzug von Aufwendungen ohne Bedeutung.

Durchlaufende Posten (Beträge, die in fremdem Namen und auf fremde Rechnung vereinnahmt und verausgabt werden) werden bei der Gewinnermittlung weder als Betriebseinnahmen noch als Betriebsausgaben erfasst.

Grundsätzlich entscheidet der Betriebsinhaber, ob Aufwendungen betrieblich notwendig sind. Einschränkungen ergeben sich nur durch gesetzliche Abzugsbeschränkungen und wenn die Aufwendungen in den Bereich der privaten Lebensführung fallen. 

Trägt ein Dritter Kosten, die durch Ihre Einkünfteerzielung veranlasst sind, sind diese als sog. Drittaufwand grundsätzlich keine Betriebsausgaben. Aufwendungen des Dritten können aber im Wege des sog. abgekürzten Zahlungswegs bei Ihnen zu Betriebsausgaben führen, wenn der Dritte Ihnen etwas schuldet und statt an Sie zu zahlen, mit Ihrem Einverständnis und in Ihrem Namen, an Ihren Gläubiger leistet.

Zurückgezahlte Einnahmen sind Betriebsausgaben, soweit die Betriebseinnahmen steuerpflichtig waren.

Diese Betriebsausgaben sind nicht oder nur eingeschränkt absetzbar

Betriebsausgaben sind im Allgemeinen uneingeschränkt abziehbar. Hiervon zu unterscheiden sind nicht oder beschränkt abziehbare Betriebsausgaben. Obwohl sie in den Bereich der Betriebsausgaben gehören, wird ihre Abzugsfähigkeit durch gesetzliche Vorschriften (insbesondere § 4 Abs. § 12 Einkommenssteuergesetz) eingeschränkt. Sie gehören aber nicht zu den Privatentnahmen.

Zu diesen nicht oder nur beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben gehören zum Beispiel:

  • Aufwendungen für Geschenke an andere Personen als Arbeitnehmer, wenn die Anschaffungs- oder Herstellkosten je Empfänger im Wirtschaftsjahr insgesamt 35  Euro übersteigen;
  • Bewirtungskosten, soweit sie unangemessen sind oder 70 % der angemessenen Bewirtungskosten übersteigen;
  • Mehraufwendungen für Verpflegung, soweit sie die gesetzlich festgelegten Pauschbeträge für Geschäftsreisen übersteigen (siehe auch Reisekosten);
  • Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, soweit die Aufwendungen die Entfernungspauschale übersteigen, siehe auch Firmenwagen;
  • Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer;
  • Mehraufwendungen wegen einer aus betrieblichem Anlass begründeten doppelten Haushaltsführung;
  • unangemessene Aufwendungen, die die Lebensführung berühren;
  • Aufwendungen für die geschäftliche Repräsentation, wie z. B. besonders teure Kraftfahrzeuge oder eine übermäßig luxuriöse Ausstattung der Geschäftsräume. Das Abzugsverbot gilt hierbei für den Teil der Aufwendungen, der nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen ist;
  • Zinsen auf hinterzogene Steuern;
  • Schuldzinsen, die auf Überentnahmen beruhen (siehe Schuldzinsen);
  • Geldbußen, Ordnungsgelder, Verwarnungsgelder, Geldstrafen;
  • Schmier- und Bestechungsgelder;
  • Gewerbesteuer für Jahre ab 2008;
  • Aufwendungen zur Förderung staatspolitischer Zwecke; sie sind ggf. als Spenden abziehbar.

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Vorweggenommene Betriebsausgaben entstehen vor der Eröffnung eines Betriebs. Sie sind als Anlauf-/Gründungskosten zu verstehen (z. B. Planungs-, Finanzierungs-, Reisekosten, oder Behördengebühren). Ihr Abzug setzt einen ausreichenden Zusammenhang mit der Gewinnerzielung voraus. Kommt es nicht zur Betriebsgründung, liegen vergebliche Betriebsausgaben vor. Ihr Abzug hängt davon ab, ob der Nachweis der betrieblichen Veranlassung erbracht werden kann. Lesen Sie hierzu auch das Stichwort Existenzgründer.

Nachträgliche Betriebsausgaben

Nach Beendigung der gewerblichen Tätigkeit können nachträgliche Betriebsausgaben anfallen, die zu negativen Einkünften aus Gewerbebetrieb führen, z. B. Zinszahlungen für Verbindlichkeiten, die aus betrieblichem Anlass entstanden sind und bis zur Veräußerung oder Aufgabe des Gewerbebetriebs trotz Verwertung des vorhandenen Vermögens nicht getilgt werden konnten.

Aufwendungen für u. a. Geschenke, Bewirtungskosten, Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer und Aufwendungen, die die Lebensführung berühren, sind von den sonstigen Betriebsausgaben getrennt und einzeln aufzuzeichnen.

Trennen Sie die privaten von den betrieblichen Ausgaben

Aufwendungen, die ausschließlich der privaten Lebenshaltung dienen, sind als Betriebsausgaben nicht abziehbar, und zwar auch dann nicht, wenn sie durch Ihre wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung ausgelöst werden. Das gilt selbst dann, wenn sie zur Förderung Ihres Berufs oder Ihrer Tätigkeit erfolgen.

Liegt bei Aufwendungen eine berufliche oder private Mitveranlassung von untergeordneter Bedeutung (jeweils unter 10 %) vor, ist diese nicht zu beachten.

Fallen Aufwendungen unter das steuerliche Existenzminimum (abgegolten durch einen Grundfreibetrag in Höhe von 8.004 EUR oder durch Freibeträge für Kinder), sind diese nicht als Betriebsausgabe abziehbar. Handelt es sich grundsätzlich um Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen, sind sie als solche zu berücksichtigen.

Andere gemischte Aufwendungen sind in Betriebsausgaben und nicht abziehbare Kosten der privaten Lebensführung aufzuteilen, wenn die Aufteilung nach objektiven Merkmalen (Zeit, Menge, Fläche, nach Köpfen) leicht und einwandfrei vorgenommen werden kann.

Der Teil der Aufwendungen, der als Betriebsausgaben zu berücksichtigen ist, kann ggf. geschätzt werden.

Ist bei gemischten Aufwendungen eine leicht und einwandfrei nachprüfbare Trennung zwischen betrieblicher und privater Veranlassung nicht möglich, sind die Kosten insgesamt nicht abziehbar.

Ein Prüfschema zur Abgrenzung finden Sie unter dem Stichwort  Werbungskosten, -pauschbeträge und -pauschalen.

Aufteilbare Kosten sind insbesondere:

  • Kraftfahrzeugkosten (gefahrene Kilometer)
  • Telefongebühren
  • Reisekosten

Aufwendungen für die Hin- und Rückreise einer betrieblich und privat veranlassten Reise können in abziehbare Betriebsausgaben und nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung nach Maßgabe der betrieblich und privat veranlassten Zeitanteile aufgeteilt werden.

Dieser Beschluss des Bundesfinanzhofs lässt sich auch auf andere gemischte Aufwendungen übertragen.

  • PC- und Internetkosten (Zeitanteil)
  • beruflich genutzte Räume im ansonsten privat bewohnten Haus (Fläche); siehe Arbeitszimmer
  • allgemeinbildende Literatur

Betriebsausgaben von A bis Z

Hier eine Übersicht über weitere Betriebsausgaben, die Sie steuerlich geltend machen können: 

  • Abbruchkosten
  • Abschreibungen (AfA), auch, wenn die Anschaffungskosten noch nicht bezahlt sind.
  • Abschreibungen/Anschaffungs- und Herstellungskosten
  • Abschreibungen im Betrieb
  • Abschreibungen/Gebäude
  • Abwehrkosten
  • Anwaltskosten
  • Arbeitslöhne (einschl. solcher an Ehegatten und Kinder)
  • Ausgleichszahlungen an ausscheidende Handelsvertreter
  • Auslösungen, die Arbeitnehmern gezahlt werden
  • Bauwesenversicherung
  • Beiträge an Berufsverbände
  • Beratungskosten (Wirtschaft-, Rechts-, Steuer-)
  • Berufskrankheit, typische
  • Berufsverbandsbeiträge
  • Betriebssteuern (z. B. Grund-, Kfz- und Umsatzsteuer)
  • Bürokosten (Miete, Reinigung, Telefon, Büromaterial)
  • Diebstahlsverluste, wenn der Verlust der betrieblichen Sphäre zugeordnet werden kann (insbesondere Gelddiebstahl)
  • Erbbauzinsen
  • Erhaltungsaufwendungen für Wirtschaftsgüter des Betriebsvermögens
  • Fachbücher und Fachzeitschriften
  • Finanzierungskosten (Zinsen einschl. Kontokorrentzinsen, Disagio, Notargebühren für Grundschuld) zur Beschaffung von Darlehen
  • Fortbildungskosten
  • Geschäfts- und Informationsreisen
  • Incentive-Reisen
  • Kraftfahrzeugkosten, soweit beruflich veranlasst (einschl. Unfallkosten)
  • Pensionszahlungen
  • Personalkosten
  • Provisionen
  • Prozesskosten
  • Schadensersatzleistungen, soweit sie betrieblich bedingt sind
  • Software (bis 410 EUR netto Sofortabzug, sonst: AfA)
  • Sponsoring zur Förderung von Personen oder Organisationen in sportlichen, kulturellen oder ähnlichen gesellschaftlichen Bereichen
  • Steuerberatungskosten für den Betrieb (Jahresabschluss und Buchführung), auch Fahrtkosten zum Steuerberater einschließlich etwaiger Unfallkosten auf der Fahrt, Steuerfachliteratur (z. B. «Steuer 2014»)
  • Strafverteidigungskosten, wenn die zugrunde liegende «Tat» beruflich veranlasst war (nicht abziehbar sind Geldbußen und Geldstrafen)
  • Trinkgelder für geschäftliche Zwecke
  • Umzugskosten
  • Versicherungsbeiträge
  • Werbeaufwendungen
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