Bewirtungskosten: Das müssen Sie beim Absetzen von der Steuer beachten
Gutes Essen – gute Geschäfte. Mit dieser Regel fahren viele Unternehmen sehr gut und sparen ganz nebenbei noch Steuern. Denn die Bewirtungskosten für Ihre Kunden oder Mitarbeiter können Sie zu einem großen Teil als Betriebsausgaben geltend machen und somit Steuern sparen. Was Sie dabei im Einzelnen beachten müssen, stellen wir Ihnen hier vor.
Wann liegen abzugsfähige Bewirtungskosten vor?
Aufwendungen, die dem Unternehmer anlässlich der geschäftlichen Bewirtung von Geschäftspartnern und anderen Personen entstehen, sind zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar, soweit sie durch den Betrieb veranlasst und angemessen sind. Aufwendungen für die Bewirtung von Arbeitnehmern sind dagegen in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist in beiden Fällen zu 100 % als Vorsteuer abziehbar.
Aufwendungen für Produkt- oder Warenverkostungen (z. B. Kundschaftsprobetrinken) sind keine Bewirtungskosten, sondern Werbeaufwendungen und damit in voller Höhe abziehbar. Auch Aufwendungen für Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (wie Kaffee, Tee, Gebäck) anlässlich geschäftlicher oder betrieblicher Besprechungen fallen nicht unter die Beschränkung und sind in voller Höhe abziehbar.
Das müssen Sie bei der Bewirtung von Arbeitnehmern beachten
Erhalten Arbeitnehmer in der Kantine (oder von einem Dritten) unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten (Vollverpflegung oder einzelne Mahlzeiten), sind die Aufwendungen in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar, weil die Bewirtung betrieblich und nicht geschäftlich veranlasst ist.
Beim Arbeitnehmer liegt Arbeitslohn in Form eines Sachbezugs vor und ist von diesem bei der Einkommensteuer zu berücksichtigen. Als Lohn wird nicht der tatsächliche Wert der Mahlzeit, sondern ein amtlicher Sachbezugswert angesetzt. Dieser beträgt im Jahr 2013 bei Vollverpflegung 7,47 EUR je Tag. Ein einzelnes Frühstück ist mit 1,60 EUR und eine einzelne Hauptmahlzeit mit 2,93 EUR zu bewerten. Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den als Sachbezug anzusetzenden Wert.
Bei der Umsatzsteuer ist zu beachten, dass die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Mahlzeiten steuerbar und steuerpflichtig ist.
Praxis-Beispiel
Sie geben an Ihre Arbeitnehmer ein verbilligtes Mittagessen je Arbeitstag aus. Die Arbeitnehmer zahlen einen Eigenbeitrag von 2 EUR je Essen.
Arbeitslohn ist in diesem Fall der Sachbezugswert von 2,93 EUR je Mahlzeit abzgl. 2 EUR Zuzahlung = 0,93 EUR je Mittagessen. Die einzubehaltende Lohnsteuer kann vom Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuert werden, wenn er diese übernimmt. Anderenfalls ist eine individuelle Berechnung nach den persönlichen Merkmalen des Arbeitnehmers vorzunehmen.
Bei der Umsatzsteuer ist zu beachten, dass die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Mahlzeiten steuerbar und steuerpflichtig ist.
Praxisfall 1: Unternehmenseigene Kantine
Falls Sie eine eigene Kantine betreiben, ist Ihr Unternehmen zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt. Bei unentgeltlicher Abgabe ist als Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer der amtliche Sachbezugswert anzusetzen. Dieser ist ein Bruttowert, d. h. die Umsatzsteuer ist herauszurechnen (Nettowert 2,46 EUR je Hauptmahlzeit).
Zahlt der Arbeitnehmer für das Essen und übersteigt die Zuzahlung nicht den Sachbezugswert, bleibt es für die Umsatzsteuer bei der Bemessungsgrundlage in Höhe des Nettosachbezugs. Ist die Zuzahlung des Arbeitnehmers höher, stellt die tatsächliche Zahlung des Arbeitnehmers abzgl. Umsatzsteuer das Entgelt dar.
Praxisfall 2: Nicht selbst betriebene Kantine/Gastwirtschaft
Für den Fall, dass Sie mit einem Gastwirt oder Kantinenbetreiber die Abgabe von Mahlzeiten an die Arbeitnehmer vereinbaren, erbringt er an Ihre Arbeitnehmer eine Leistung. Entgelt ist, was der Arbeitnehmer zahlt, abzgl. Umsatzsteuer. Die Vorsteuer aus der Rechnung des Gastwirts ist voll abzugsfähig.
Vereinbaren Sie mit dem Gastwirt, dass die Arbeitnehmer nach der Speisekarte bestellen können, stellt der Essenszuschuss an den Gastwirt keine umsatzsteuerpflichtige Leistung an die Arbeitnehmer dar. Allerdings ist auch kein Vorsteuerabzug für die Zahlung möglich, da kein Leistungsaustausch zwischen Gastwirt und Unternehmer stattfindet.
Gleiches gilt, wenn eine Kantine in den Betriebsräumen von einem Dritten betrieben wird und dieser vom Unternehmer einen Zuschuss erhält.
Das müssen Sie bei Betriebsveranstaltungen beachten
Aufwendungen im Zusammenhang mit Betriebsveranstaltungen (z. B. Weihnachtsfeier, Betriebsausflug) können Sie immer in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehen. Betragen die Aufwendungen (alle Kosten einschl. solcher für gesellige, kulturelle und sportliche Veranstaltungen) einschl. Umsatzsteuer mehr als 110 EUR je Arbeitnehmer und Veranstaltung, liegt bei den Arbeitnehmern steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Dabei sind Aufwendungen für einen Angehörigen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen.
Aufwendungen im Zusammenhang mit höchstens zwei Betriebsveranstaltungen sind nicht als Arbeitslohn zu behandeln, wenn die Bruttozuwendungen je Arbeitnehmer und Veranstaltung die Freigrenze von 110 EUR nicht übersteigen. Die Aufwendungen für eine dritte (oder weitere) Veranstaltung sind Arbeitslohn.
Umsatzsteuer
Bei Aufwendungen bis 110 EUR je Arbeitnehmer und Veranstaltung können die Vorsteuerbeträge abgezogen werden. Umsatzsteuer entsteht nicht, weil es sich bei den Zuwendungen um eine Aufmerksamkeit handelt.
Übersteigen die Aufwendungen die Freigrenze von 110 EUR je Arbeitnehmer, ist von einer Mitveranlassung durch die Privatsphäre der Arbeitnehmer auszugehen. Der Unternehmer hat dann keinen Vorsteuerabzug. Umsatzsteuer entsteht nicht.
Das müssen Sie bei der Bewirtung von Geschäftspartnern beachten
Wenn Personen aus geschäftlichem Anlass bewirtet werden, dürfen nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Personen, mit denen Geschäfte gemacht werden. Nehmen an der Bewirtung nicht nur die Geschäftsfreunde, sondern auch der Unternehmer und/oder dessen Arbeitnehmer teil, sind sämtliche Bewirtungskosten nur zu 70 % abziehbar. Soweit Aufwendungen nach der allgemeinen Verkehrsauffassung unangemessen hoch sind (z. B. Nachtclubbesuch), sind sie nicht abziehbar.
Ort der Bewirtung
Für den Bewirtungskostenabzug spielt es keine Rolle, ob die Bewirtung in einer Gaststätte, einem Hotel, einer Bar, einem Biergarten usw. oder Ihrer Kantine stattgefunden hat.
Bewirtungen in der eigenen Wohnung sind nicht abzugsfähig.
Nachweis
Die Höhe und die geschäftliche Veranlassung sind nachzuweisen durch Ort und Tag der Bewirtung, Namen der Teilnehmer (ohne Anschrift), Anlass der Bewirtung und Höhe der Aufwendungen.
Die Angaben über den Anlass der Bewirtung müssen den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen. Angaben wie «Arbeitsgespräch», «Infogespräch», «Kontaktpflege», «Mandantengespräch», «Akquisition» oder «Kundenpflege» reichen hierzu nicht aus.
Bewirtung in einer Gaststätte
Bei der Bewirtung in einer Gaststätte genügt es, neben der Rechnung den Anlass und die Teilnehmer an der Bewirtung festzuhalten. Aus der Rechnung müssen sich Name und Anschrift der Gaststätte sowie der Tag der Bewirtung ergeben. Die Rechnung muss auf den Namen des bewirtenden Unternehmers ausgestellt werden. Dies ist bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR nicht erforderlich. Die in Anspruch genommenen Leistungen sind nach Art, Umfang, Entgelt und Tag der Bewirtung in der Rechnung gesondert zu bezeichnen. Es genügt nicht, wenn «Speisen und Getränke» und die in Rechnung gestellte Gesamtsumme angegeben wird. Die Finanzverwaltung erkennt nur Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert wurden.
Aufzeichnungspflichten
Sie können die Bewirtungskosten nur dann abziehen, wenn sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.
Umsatzsteuer
Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer kann in voller Höhe als Vorsteuer abgezogen werden.
