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Bilanzierung und Buchführung: Das Wichtigste in Kürze

Das Wichtigste über Buchführung und Bilanzierung

Bei der Gewinnermittlung durch Buchführung sind zum Ende eines Wirtschaftsjahres ein Jahresabschluss in Form einer Bilanz und einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung aufzustellen. Aus dem Geschäftsabschluss sollen das Vermögen, die Schulden sowie der Gewinn des Unternehmens ersichtlich sein. Wir stellen Ihnen kurz und bündig vor, wer davon betroffen ist und was bei der Bilanzierung zu beachten ist.

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Buchführungspflicht: Wer ist davon betroffen?

Bei der Buchführungspflicht ist zu unterscheiden, ob Sie Einkünfte aus selbstständiger Arbeit oder Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb erzielen:

Einkünfte aus selbstständiger Arbeit:

Falls Sie Einkünfte aus einer selbstständigen Arbeit nachgehen, können Sie den Gewinn durch eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln.  Sie können jedoch freiwillig eine Buchführung erstellen. Lesen Sie dazu auch das Stichwort → Freier Beruf/Gewerbetreibende

Einkünfte aus Gewerbebetrieb:

Bei Einkünften aus einem Gewerbebetrieb müssen folgende Personen Bücher führen:

1. Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HBG):

  • Personen, die ein Gewerbe betreiben, soweit dieses einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.
  • Personen, die diese Voraussetzung nicht erfüllen, sich aber ins Handelsregister eintragen lassen.
  • Kraft Rechtsform: AG, GmbH, OHG, KG.

Eine Ausnahme gilt nach § 241a HGB für Einzelkaufleute: Soweit diese an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 500.000 EUR Umsatzerlöse und 50.000 EUR Jahresüberschuss erzielt haben, brauchen sie keine Bücher zu führen.

2. Gewerbetreibende, deren Gewinn 50.000 EUR oder deren Umsatz 500.000 EUR übersteigt und die das Finanzamt zur Buchführung auffordert.

Die Finanzämter reagieren nicht immer sofort auf das Überschreiten der Grenzwerte. Sie können dann weiterhin bei der bisherigen Gewinnermittlung bis zum Ende des Jahres bleiben, in dem Sie eine Aufforderung erhalten. Alle anderen können ihren Gewinn mittels Einnahme-Überschuss-Rechnung oder freiwillig durch eine Buchführung ermitteln. Überschreiten Sie die Grenzen nicht, beachten Sie bitte auch das Stichwort Kleingewerbetreibende/-unternehmer.

Praxis-Tipp
Können Sie durch die Bildung eines Investitionsabzugsbetrags Ihren Gewinn unter die Buchführungsgrenzen senken? Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg ist jedenfalls der Auffassung, dass Sie dann nicht buchführungspflichtig werden. Das Urteil ist zwar zur Ansparrücklage ergangen, dürfte aber auch auf den Investitionsabzugsbetrag anzuwenden sein.

Bilanzierung: Das sollten Sie wissen

Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung bilden zusammen den Jahresabschluss. Wie Sie dabei vorgehen müssen, zeigt Ihnen folgendes Beispiel:

Praxis-Beispiel

A ist Inhaber einer Buchhandlung. Die letzte Bilanzerstellung erfolgte auf den 31.12.2012.

Frage: 

Wie muss A den Jahresabschluss zum 31.12.2013 erstellen?

Antwort:

Die in der Bilanz zum 31.12.2012 ausgewiesenen Bestände werden in der Buchführung des Jahres 2013 als Anfangsbestände übertragen. Nachdem im Laufe des Jahres 2013 sämtliche Geschäftsvorfälle auf den Buchführungskonten verbucht worden sind, erfolgt zum 31.12.2013 ein Abschluss der Konten. Die Schlussbestände der Bestandskonten (z. B. Maschinen, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten) werden in die zum 31.12.2013 aufzustellende Schlussbilanz und die Salden der Erfolgskonten (z. B. Löhne, Telefonkosten, Warenverkaufserlöse) in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung übertragen.

Geschäftsjahr/Wirtschaftsjahr

Bei Gewerbetreibenden, die im Handelsregister eingetragen sind, ist das Wirtschaftsjahr der Zeitraum, für den sie regelmäßig Abschlüsse machen. Diese Unternehmer können auch ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr (z. B. 1.7.2012–30.6.2013) wählen. Dann erfolgt die Besteuerung des Gewinns im Jahr des Abschlussstichtags (im Beispiel: 2013).

Praxis-Tipp

Ein Wechsel von einem vom Kalenderjahr abweichenden zu einem mit dem Kalenderjahr übereinstimmenden Wirtschaftsjahr ist jederzeit möglich. Der umgekehrte Weg ist nur mit Zustimmung des Finanzamts möglich. Die Behörde wird diese nicht versagen, wenn Sie wirtschaftliche Gründe anführen (z. B. Kerngeschäft während der Abschlussarbeiten).

Wichtig

Für alle anderen Gewerbetreibenden ist das Kalenderjahr als Gewinn¬ermittlungszeitraum vorgeschrieben.

Bilanz

In der Bilanz werden am Ende des Geschäftsjahres (z. B. 31.12.2013) das vorhandene Vermögen (z. B. Maschinen, Kasse, Forderungen, Warenbestand) und die zu diesem Zeitpunkt vorliegenden Schulden (z. B. Lieferantenverbindlichkeiten, Umsatzsteuer, Rückstellungen) einander gegenübergestellt. Soweit die Vermögenswerte die Schulden übersteigen, liegt (positives) Eigenkapital vor.

Wichtig

Eine der wichtigsten Abschlussarbeiten besteht darin, die einzelnen Bilanzpositionen mit dem zutreffenden Wert anzusetzen (Bewertung).

Kapitalgesellschaften müssen sich an die Bilanzgliederungsvorschriften des Handelsgesetzbuches (§ 266 HGB) halten. Die übrigen Bilanzierenden sind relativ frei im Aufbau der Bilanz.

Wichtig

Ab 2013 müssen Sie § 5b des Einkommenssteuergesetzes beachten: Danach haben bilanzierende Steuerpflichtige den Inhalt der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Die elektronische Übermittlung von E-Bilanzen ist für Wirtschaftsjahre ab 2013 verpflichtend.

Lesen Sie dazu das Stichwort ELSTER/ELStAM.

Gewinn-und-Verlust-Rechnung

In der Gewinn-und-Verlust-Rechnung werden die Aufwendungen und Erträge des jeweiligen Geschäftsjahres einander gegenübergestellt. Soweit die Erträge die Aufwendungen übersteigen, ergibt sich ein Gewinn. Ist dies nicht der Fall, wird ein Verlust ausgewiesen.

Auch hier gibt es für Kapitalgesellschaften klare Gliederungsvorschriften.

Anhang/Erläuterungen

Kapitalgesellschaften und bestimmte Personengesellschaften müssen die Positionen der Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung in einem Anhang (§§ 284–288 HGB) erläutern. Der Anhang ist Bestandteil des Jahresabschlusses.

Wofür sich das Finanzamt interessiert

Die Finanzämter achten vor allem auf folgende Punkte:

  • Anschaffungskosten bzw. Herstellkosten der abnutzbaren Anlagegüter,
  • Investitionsabzugsbeträge,
  • Abschreibungsmethoden,
  • Bewertung von Vorräten, Forderungen, Rückstellungen,
  • Teilwertabschreibungen. Wurde in früheren Jahren eine Teilwertabschreibung vorgenommen und ist inzwischen eine Wertsteigerung eingetreten, muss wegen des Wertaufholungsgebots die frühere Teilwertabschreibung rückgängig gemacht werden. Abschreibungen im Betrieb

Sind in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung außergewöhnliche Kosten (z. B. hohe Reisekosten, Teilwertabschreibung, hohe Reparaturaufwendungen) enthalten, kann dies der Anstoß für eine Betriebsprüfung sein. Auffällige Positionen sollten Sie daher erläutern.

So können Sie als Unternehmer die Bilanzierung gestalten

Im Rahmen der Bewertung der Vorräte sowie bei den Rückstellungen hat der Unternehmer den größten Bewertungsspielraum. Auch durch die Bildung eines Investitionsabzugsbetrags (Ansparrücklage) lässt sich der Gewinn beeinflussen. Ein geringer Ansatz der halbfertigen Arbeiten bzw. der Waren führt zu einer Gewinnreduzierung. Gleiches gilt für einen hohen Ansatz von Rückstellungen.

Wichtig:

Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater beraten, in welcher Bandbreite die jeweiligen Ansätze liegen können. Entscheiden Sie zusammen mit ihm, in welcher Höhe eine Bilanzierung erfolgen soll.

Diese Aufbewahrungspflichten müssen Sie beachten

Das müssen Sie als Unternehmer aufbewahren (§ 257 HGB, § 147 AO):

10 Jahre:

Handelsbücher, Buchungsbelege, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

6 Jahre:

Empfangene Handelsbriefe, Kopien der abgesandten Handelsbriefe, sonstige Unterlagen

Von der Aufbewahrungspflicht sind auch Daten betroffen, die digital erstellt wurden (z. B. durch eine Buchhaltungssoftware o. Ä.). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch erfolgt, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Praxis-Beispiel

Der Jahresabschluss für das Jahr 2013 wurde im Jahr 2014 erstellt. Danach fielen keine weiteren Arbeiten mehr an. 

Frage: Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Antwort: Der Fristlauf beginnt mit dem 31.12.2014. Die zehnjährige Frist endet danach zum 31.12.2024.

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