Das sollten Selbständige zu Betriebsausgaben wissen
Sind Sie gewerblich oder freiberuflich tätig, dürfen Sie von Ihren Betriebseinnahmen grundsätzlich alle Ausgaben abziehen, die Ihnen im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit angefallen sind. Im Fachjargon spricht man von abziehbaren Betriebsausgaben. Beim Abzug dieser Betriebsausgaben gibt es allerdings ein paar Steuerspielregeln, die Sie unbedingt beachten müssen.
Bei Betriebsausgaben ist der Unternehmer in der Beweislast
Immer dann, wenn Sie den zu versteuernden Gewinn durch Abzug von Betriebsausgaben kleinrechnen, sind Sie in der Beweislast. Sie müssen dem Finanzamt im Zweifel nachweisen, dass Ihnen tatsächlich Betriebsausgaben entstanden sind und in welcher Höhe. Das bedeutet: Das Finanzamt lässt Betriebsausgaben nur zum Abzug zu, wenn
- Sie plausibel nachweisen können, dass die Ausgaben im Zusammenhang mit Ihrer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit angefallen sind und dass keine privaten Interessen zu den Ausgaben geführt haben.
- Sie müssen – wenn vorhanden – die Rechnungen aufbewahren und zwar 10 Jahre lang.
Praxis-Tipp:
Haben Sie keine Rechnungen über Betriebsausgaben, weil Sie ein Fachbuch beispielsweise auf dem Flohmarkt gekauft haben, erstellen Sie einfach einen Eigenbeleg. Das ist ein Blatt Papier, auf dem Sie vermerken, wann Sie aus welchem Grund wofür wie viel ausgegeben haben. Am besten vermerken Sie noch einen Zeugen, der den Kauf bestätigen kann.
Aufteilung von Betriebsausgaben
Sind Ausgaben teils privat und teils betrieblich veranlasst, lässt das Finanzamt in Ausnahmefällen eine Aufteilung in abziehbare und nicht abziehbare Betriebsausgaben zum Abzug zu. Auch hier sind Sie wieder in der Beweislast. Sie müssen dem Finanzamt durch plausible Aufzeichnungen nachweisen, wie Sie auf die anteiligen Betriebsausgaben kommen.
Beispiel: Sie mussten aus betrieblichen Gründen (Besprechung mit Geschäftspartnern) für fünf Tage verreisen. Sie hängen noch drei Tage Urlaub an. Die An- und Abreisekosten sowie die Übernachtungskosten betrugen 1.600 Euro. Da diese Reise teils beruflich und teils privat veranlasst ist, sind die Betriebsausgaben aufzuteilen. Als Betriebsausgaben abziehbar sind 1.000 Euro (1.600 Euro x 5/8). Damit das Finanzamt für fünf Tage eine betriebliche Veranlassung der Reise akzeptiert, müssen Sie eine Art Tagebuch führen, wie Sie diese fünf Tage verbracht haben.
Welche Betriebsausgaben dürfen abgezogen werden?
Als Betriebsausgaben kommen alle Ausgaben in Betracht, die Sie zur Ausübung Ihrer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit leisten. Nutzen Sie TAXMAN und rufen die Einnahmen-Überschussrechnung auf, werden Sie systematisch durch eine Eingabemaske geführt, die alle Betriebsausgaben enthält, die Sie abziehen dürfen.
Doch nicht alle Betriebsausgaben dürfen auch tatsächlich vom Gewinn abgezogen werden. Hier ein paar typische Ausnahmen zum Abzug von Betriebsausgaben:
- Bewirtung: Laden Sie Geschäftspartner oder Kunden zum Essen ein, dürfen Sie nur 70% der angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben abziehen.
- Geschenke: Beschenken Sie Geschäftspartner und Kunden, dürfen die Ausgaben pro Jahr und Empfänger netto nicht über 35 Euro liegen. Wird diese Freigrenze überschritten, ist der Abzug von Betriebsausgaben dahin.
- Arbeitszimmer: Sind Sie selbständig tätig und nur bei Ihren Kunden vor Ort und zu Hause im häuslichen Arbeitszimmer tätig, dürfen Sie nur 1.250 Euro der Arbeitszimmerkosten pro Jahr als Betriebsausgaben vom Gewinn abziehen.
Wichtig: Bei diesen drei Ausgabenposten sind Sie zudem verpflichtet, dass Sie diese jeweils getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG). Verbuchen Sie beispielsweise Präsentausgaben an Kunden als „sonstige Betriebsausgaben“, ist der Betriebsausgabenabzug verloren. Sie müssen den Ausgabenposten als „Ausgaben für Geschenke“ bezeichnen.
