Firmenwagen des Selbstständigen: Das sollten Unternehmer wissen!

Wenn Unternehmer Ihren Firmenwagen auch privat nutzen, gibt es immer wieder Ärger mit dem Finanzamt. Der Grund ist einfach: Gerade beim Firmenwagen lassen sich eine Menge Steuern sparen – wenn man durchdacht vorgeht. Ansonsten freut sich der Betriebsprüfer. Welche Gestaltungsmöglichkeiten Sie haben und worauf Sie achten müssen, damit auch das Finanzamt keine Einwände hat, erfahren Sie hier.

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Ob Ihr Firmenwagen dem Betriebsvermögen oder Ihrem Privatvermögen zugeordnet wird, entscheidet sich durch die Nutzung des Fahrzeugs. Wenn Sie den Firmenwagen zu mehr als 50 Prozent betrieblich nutzen, gehört er zwingend zum Betriebsvermögen. Liegt die Nutzung unter 10 Prozent, gehört er zum Privatvermögen. Bei einer Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent haben Sie die Wahl, ob Sie das Fahrzeug dem Betriebs- oder dem Privatvermögen zuordnen wollen. Beides hat aus steuerlicher Sicht Vor- und Nachteile, auch wenn die Zuordnung zum Betriebsvermögen sicher überwiegt und in der Mehrzahl der Fälle die steuerlich günstigere Variante ist.

Wenn Sie sich entscheiden, den Firmenwagen ins Betriebsvermögen zu nehmen (und die oben genannten Voraussetzungen erfüllen) gelten grundsätzlich folgende Regeln:

• Der Firmenwagen wird in der Regel auf sechs Jahre abgeschrieben. Ist die Jahresfahrleistung sehr hoch, können Sie den Firmenwagen evtl. auch über einen kürzeren Zeitraum abschreiben. Kaufen Sie einen Gebrauchtwagen, erfolgt die Abschreibung (hier bitte Link auf Beitrag Abschreibung) auf die voraussichtliche Restnutzungsdauer.
• Während eines Geschäftsjahres können Sie alle Ausgaben für den Firmenwagen (Benzin, Versicherung, Steuern etc.) sammeln und als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Das gilt z.B. auch für Benzinkosten oder Mautgebühren, die während einer Urlaubsreise anfallen.
• Für die private Mitbenutzung des Firmenwagens müssen Sie einen Privatanteil ansetzen. Dieser erhöht den betrieblichen Gewinn und sollte daher so niedrig wie möglich ausfallen. Da Ihnen zwei Methoden (Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung) zur Verfügung stehen, um den Privatanteil zu ermitteln, sollten Sie im Vorfeld überlegen, welche Methode in Ihrem Fall die günstigere ist.
• Die Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, die Sie mit Ihrem Firmenwagen zurücklegen, werden durch die Entfernungspauschale von 0,30 Cent/Kilometer (einfach) als Betriebsausgaben abgegolten.

Achtung: Wenn Sie mehrere Fahrzeuge auch privat nutzen, müssen Sie den Privatanteil für jedes privat genutzte Fahrzeug ansetzen. Das gilt selbst dann, wenn nur Sie selbst die Fahrzeuge nutzen und daher offensichtlich ist, dass Sie niemals mehrere Fahrzeuge gleichzeitig privat nutzen können. 

Entscheidend für die Frage, ob das Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung steuerlich günstiger ist, ist der Umfang der privaten Mitbenutzung Ihres Firmenwagens. Das Finanzamt geht grundsätzlich davon aus, dass Sie den Firmenwagen auch privat nutzen. Das können Sie nur abwenden, wenn Sie plausibel nachweisen, dass Sie entweder andere (in Status und Nutzwert vergleichbare) Autos auch privat besitzen, oder eine Nutzung tatsächlich ausgeschlossen ist (z.B. Werkstattwagen). Und selbst wenn die Nutzung untersagt ist, kann es sein, dass das Finanzamt eine private Nutzung unterstellt (beispielsweise wenn das Nutzungsverbot nicht überwacht oder Fahrtenbücher nicht geführt wurden).

Bei der Berechnung des Umfangs der betrieblichen Nutzung gilt Folgendes:

• Die Überlassung an Arbeitnehmer ist immer betrieblich
• Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten gehören zum betrieblichen Teil
• Der Nachweis kann in jeder geeigneten Form erfolgen, auch durch formlose Aufzeichnungen
• Kein Nachweis ist erforderlich, wenn offensichtlich ist, dass das Kfz mehr als 50 % betrieblich genutzt wird (z. B. Reisetätigkeit, Taxiunternehmer, Handelsvertreter, Handwerker, Landtierärzte)
• Ergeben sich keine wesentlichen Veränderungen, gilt der nachgewiesene Umfang auch für die Zukunft

Die 1-Prozent-Regelung. Wie oben beschrieben, kann die 1-Prozent-Regelung nur bei Fahrzeugen angewendet werden, die zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt werden. Ist die Anwendung der  1-%-Regelung zulässig, beträgt der private Nutzungsanteil pro Monat pauschal 1 % des Bruttolistenpreises (= unverbindliche Preisempfehlung zum Zeitpunkt der Erstzulassung). Diese Regelung ist nach Auffassung des Bundesfinanzhofs verfassungskonform.Achtung: Die 1-%-Regelung gilt auch für bereits voll abgeschriebene Firmenwagen

Beispiel: 

Sie haben im Jahr 2013 einen Betriebs-Pkw (Nettolistenpreis 30.000 EUR – brutto 35.700 EUR – Bruttokaufpreis nach Rabatt 31.320 EUR) gelegentlich privat genutzt. Für die private Nutzung wird der Gewinn um 4.284 EUR (12 Monate × [1 % von 35.700 EUR]) erhöht. Der Listenpreis ist auch bei gebraucht erworbenen Fahrzeugen anzusetzen. (Volle) Monate, in denen Sie überhaupt nicht mit dem Pkw privat fahren konnten, weil Sie z. B. in den Urlaub geflogen sind, bleiben außer Betracht.

Um Wettbewerbsnachteile für Elektro- oder Hybridelektrofahrzeuge abzubauen, die auf dem derzeit noch deutlich höheren Listenpreis beruhen, wird der Listenpreis dieser Fahrzeuge um die Kosten für das Batteriesystem gemindert. Die Regelung gilt ab 2013 für alle begünstigten Fahrzeuge, die vor dem 1.1.2023 angeschafft werden, also auch für bereits vor 2013 angeschaffte Fahrzeuge. Der Minderungsbetrag beträgt 500 EUR/kWh der Speicherkapazität der Batterie. Er mindert sich in den Folgejahren jeweils um 50 EUR/kWh für dann neu angeschaffte Fahrzeuge. Der pauschale Abzug wird begrenzt auf 20 kWh, d. h. für 2013 angeschaffte Fahrzeuge beträgt die Minderung des Bruttolistenpreises maximal 10.000 EUR. Der Höchstbetrag mindert sich in den Folgejahren um 500 EUR jährlich.

Beachten Sie, dass der Privatanteil begrenzt ist. Der Privatanteil zzgl. der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben im Zusammenhang mit Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb darf nicht höher sein als die tatsächlich angefallenen Kfz-Kosten (Abschreibungen + sonstige Kfz-Kosten).

Wird der Privatanteil nach der 1-%-Regelung berechnet, kann es dazu kommen, dass der gesamte Privatanteil (Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung) die Gesamtkosten für das Kfz übersteigt. In diesen Fällen muss der Privatanteil so begrenzt werden, dass sämtliche Kfz-Aufwendungen neutralisiert werden und nur die Entfernungspauschale als abzugsfähige Betriebsausgaben verbleiben. Dazu ist eine Nebenberechnung erforderlich.

Beispiel: 

Die Gesamtkosten für den Firmenwagen betragen 10.000 EUR (Zeile 54), AfA 7.000 EUR und Zinsen 0 EUR (in Zeile 28 bzw. 42 enthalten). Das Fahrzeug hat einen Bruttolistenpreis von 50.000 EUR. Damit ergibt sich ein Privatanteil von 6.000 EUR (50.000 × 1 % × 12 Monate; Zeile 17). Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 30 km und wird an 230 Tagen zurückgelegt. Damit beträgt der Nutzungsanteil für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb 4.500 EUR (50.000 × 0,03 % × 12 Monate). Da der Privatanteil 10.500 EUR beträgt, während die tatsächlichen Gesamtkosten nur 10.000 EUR betragen, liegt ein Fall der Kostendeckelung vor.

• Das Fahrtenbuch muss zu den betrieblichen Fahrten mindestens folgende lesbare Angaben ausweisen:
• Datum
• Reiseziel bzw. die Reiseroute
• den/die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. die dienstliche Tätigkeit
• Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt

Außerdem müssen Sie zu Beginn und am Ende einer privaten Nutzung den Gesamtkilometerstand angeben. Weitere Informationen sind nicht notwendig.

Ein Fahrtenbuch muss außerdem in Form eines Buches (es darf nicht im Nachhinein veränderbar sein, einzelne Blätter in einem Ordner sind also nicht ausreichend) vorliegen und zeitnah geführt werden. Die wesentlichen Informationen müssen in dem Fahrtenbuch selbst enthalten sein. Der Rückgriff auf weitere Aufzeichnungen reicht nicht aus. 

Eine Computerdatei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen sind. 

Bei Fehlen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist der geldwerte Vorteil nach der sog. 1-%-Methode zu berechnen. Unrichtige Eintragungen im Fahrtenbuch führen dazu, dass dieses insgesamt nicht anerkannt wird. In diesen Fällen wird die Finanzverwaltung die private Nutzung entweder schätzen, oder, wenn die betriebliche Nutzung 50 % übersteigt, die 1-%-Regelung anwenden.

Der BFH hat seine ursprünglich strikten Regelungen allerdings etwas eingeschränkt: Kleinere Mängel müssen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind.

Sollte das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch beanstanden, überlegen Sie sich, ob Sie ggf. Einspruch einlegen wollen. Es sind immer wieder Verfahren anhängig. Doch die Tendenz der Rechtsprechung ist nach den vorliegenden Urteilen klar.

Die Schätzungsmethode. Die Schätzungsmethode wird nur dann angewendet, wenn Ihr Fahrzeug zu weniger als 50 % betrieblich genutzt wird und dem Betriebsvermögen zugeordnet ist. Wägen Sie in diesem Fall die Vor- und Nachteile der Betriebsvermögenseigenschaft genau ab, wenn Sie ihr Fahrzeug wechseln.

Welche Methode ist günstiger? 

Welche Methode günstiger ist, lässt sich nur im Einzelfall präzise beantworten. Es gilt jedoch folgende Faustregel: Je mehr Sie privat fahren, desto günstiger ist die Anwendung der 1-%-Regelung. Je weniger Sie privat fahren (bzw. bei nur geringen Kfz-Kosten, etwa weil der Pkw bereits abgeschrieben ist), umso mehr lohnt sich ein Fahrtenbuch. Ein Wechsel der Methoden (1-%-Regelung bzw. Fahrtenbuch) ist während eines Jahres nur bei einem Fahrzeugwechsel möglich.

Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb. Die (Hin- und Rück-)Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb gehören zwar zu den betrieblichen Fahrten, dennoch sind pro Entfernungs-Kilometer nur 0,30 EUR als Betriebsausgaben abzugsfähig. In aller Regel sind die tatsächlichen Kosten pro Kilometer höher. Der über 0,30 EUR/Entfernungs-Kilometer hinausgehende Kostenanteil ist durch einen Zuschlag als „nicht abzugsfähige Betriebsausgabe“ zu korrigieren. Fahrten eines Unternehmers zwischen seiner Wohnung und der Niederlassung eines Kunden sind dagegen in vollem Umfang Betriebsausgaben. Sie sind nicht nach den Grundsätzen der Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte nur beschränkt abzugsfähig, auch wenn sich dort eine eigene Betriebsstätte befindet oder der Unternehmer ausschließlich für diesen Kunden tätig ist. Dies gilt aber nicht für Dreiecksfahrten, die vor oder im Anschluss an einen Mandantenbesuch zwischen Wohnung und Praxis durchgeführt werden.

Wenn Sie den Firmenwagen zu mehr als 10 % unternehmerisch nutzen, können Sie die Vorsteuer in vollem Umfang geltend machen.

Für die private Mitbenutzung fällt Umsatzsteuer an. Bemessungsgrenze hierfür sind die anteilig auf die Privatnutzung entfallenden Kosten. Wird der Privatnutzungsanteil nach der Fahrtenbuchregelung ermittelt, sind in die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage nur die Kosten einzubeziehen, für die Vorsteuer abgezogen wurde.

Wenn Sie Ihren Privatwagen für berufliche Fahrten nutzen, können Sie pro Kilometer entweder 0,30 EUR oder die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben absetzen. Ausnahme: Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb. Hier sind pro Entfernungs-Kilometer 0,30 EUR abzugsfähig (behinderte Menschen können 0,60 EUR absetzen).

Es müssen eindeutige (schriftliche) Vereinbarungen zur Vermeidung einer verdeckten Gewinnausschüttung vorliegen. Wird der überlassene Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb und/oder für Privatfahrten genutzt, liegt darin ein geldwerter Vorteil, der als zusätzlicher Arbeitslohn versteuert werden muss. Es gilt:

• Überlassung für Privatfahrten
  12 % des Listenpreises bzw. tatsächlicher Kostenanteil laut Fahrtenbuch.
  Wird ein überlassener Pkw für weitere Einkunftsarten (z. B. Nebentätigkeit) eingesetzt, sind diese Fahrten wieder durch die 1-%-Regelung abgegolten.
• Überlassung für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
  12 × 0,03 % des Listenpreises × Entfernung Wohnung-Arbeitsstätte bzw. tatsächlicher Kostenanteil laut Fahrtenbuch. Soweit der Pkw nur für berufliche Fahrten genutzt werden darf und auch tatsächlich genutzt wird, ergeben sich keine steuerlichen Konsequenzen. Die Regelung kommt nur dann nicht zur Anwendung, wenn eine Privatnutzung des Firmenfahrzeugs absolut auszuschließen ist, da der Beweis des ersten Anscheins für eine private Nutzung spricht. Das Verbot des Arbeitgebers, das Fahrzeug privat zu nutzen, kann ausreichen, den Anscheinsbeweis zu erschüttern, sofern es nicht nur zum Schein ausgesprochen worden ist.