Geschenke an Geschäftspartner und Arbeitnehmer: Das sollten Sie dabei steuerlich beachten
Kleine Geschenke kommen immer gut an. Sie können damit sowohl Ihre Geschäftspartner als auch Ihre Arbeitnehmer erfreuen und an Ihr Unternehmen binden. Und das Beste: einen Teil der Kosten können Sie von der Steuer absetzen. Was Sie dabei beachten müssen, stellen wir Ihnen hier vor:
Geschenke sind nur begrenzt als Betriebsausgaben abzugsfähig
Aufwendungen für betrieblich veranlasste Geschenke gehören zu den Betriebsausgaben. Sie sind nur in begrenzter Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Die Aufwendungen für Geschenke dürfen den Gewinn nicht mindern, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem einzelnen Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt 35 EUR übersteigen.
Bis 35 EUR sind sie jedoch vollständig als Betriebsausgaben abziehbar.
Praxis-Tipp
Bei der 35-EUR-Regelung handelt es sich nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze.
Schenken Sie einem Kunden einen Gegenstand, der mehr als 35 EUR gekostet hat, ist der Gesamtbetrag nicht abziehbar. Auch die Umsatzsteuer ist nicht als Vorsteuer anrechenbar.
Geschenke (Bar- oder Sachzuwendungen) sind unentgeltliche Zuwendungen aus betrieblichem Anlass, die nicht als Gegenleistung für eine bestimmte Leistung des Empfängers gedacht und nicht in unmittelbarem zeitlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit einer solchen Leistung stehen.
Praxis-Beispiel
Unter den Geschenkbegriff fallen Eintrittskarten zu einer Sport- oder Konzertveranstaltung, Gelegenheitsgeschenke (Geschenkkörbe, Blumengebinde, Schallplatten, CDs, Vasen, Schalen), Geschenkgutscheine, Lotterielose, Warenproben und Werbegeschenke (z. B. Füllhalter, Kugelschreiber, Kalender, Schreibmappen, Brieftaschen, Feuerzeuge).
Kränze und Blumen anlässlich der Beerdigung eines Geschäftsfreundes sind keine Geschenke, weil keine Zuwendung an einen Dritten vorliegt. Preise anlässlich eines Preisausschreibens sind keine Geschenke. Trinkgelder sind keine Geschenke, weil sie mit einer Gegenleistung im Zusammenhang stehen.
Von diesen Aufwendungen sind Aufwendungen für privat veranlasste Geschenke abzugrenzen. Sie sind als typische Kosten der Lebensführung nicht abzugsfähig. Das gilt auch für Geschenke, die sowohl betrieblich als auch wesentlich privat veranlasst sind.
Geld- und Sachgeschenke des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer werden von der 35-EUR-Grenze nicht berührt. Sie sind beim Unternehmer in unbegrenzter Höhe abziehbar, werden aber beim Arbeitnehmer als lohnsteuerpflichtige Einnahmen erfasst. Lohnsteuerfrei sind nur Aufmerksamkeiten. Das sind Sachzuwendungen, deren Gesamtwert 40 EUR nicht übersteigt.
Aufzeichnungspflichten
Die Aufwendungen für ein Geschenk (z.B. Weinabo) müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Sonst sind sie als Betriebsausgaben auch dann nicht abziehbar, wenn die Aufwendungen die 35-EUR-Grenze nicht überschreiten.
Anschaffungs-/Herstellungskosten
Bei der Prüfung der Frage, ob die 35-EUR-Freigrenze überschritten ist, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Gegenstands zu ermitteln. Zu den Anschaffungskosten gehören alle Aufwendungen, die geleistet werden, um das Wirtschaftsgut zu erwerben. Hierzu gehören auch die Kosten einer Kennzeichnung des Geschenks als Werbeträger. Dagegen sind die Kosten der Verpackung und Versandkosten, die der Lieferant berechnet hat, nicht zu den Anschaffungskosten hinzuzurechnen. Anschaffungspreisminderungen wie z. B. Skonti, Rabatte und andere Preisnachlässe sind abzusetzen.
Die gezahlte Umsatzsteuer gehört nicht zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, wenn sie als Vorsteuer abziehbar ist.
Die Grenze von 35 EUR bezieht sich auf den einzelnen Empfänger.
Sachgeschenke können pauschal versteuert werden
Betrieblich veranlasste Sachzuwendungen an Kunden, Geschäftsfreunde und deren Arbeitnehmer, aber auch an eigene Arbeitnehmer, stellen für den Empfänger regelmäßig einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar. Deshalb müsste der Beschenkte den Wert der Zuwendungen bei der Ermittlung seiner Einkünfte versteuern.
Um diese steuerliche Berücksichtigung beim Empfänger zu vermeiden, wurde dem zuwendenden Unternehmer die Möglichkeit eingeräumt, die Einkommensteuer einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Sachgeschenke – unabhängig davon, ob diese als Betriebsausgabe abziehbar sind oder nicht – mit einem Pauschalsteuersatz von 30 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) abzugelten.
Nicht unter die Pauschalierung fallen:
- Sog. «Streuwerbeartikel» (Sachzuwendungen an Dritte mit Anschaffungskosten bis 10 EUR)
- Sachzuwendungen/Geschenke bis zu 40 EUR (inklusive Umsatzsteuer), anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses (z. B. Geburtstag oder Firmenjubiläum)
Praxis-Tipp
Die pauschal besteuerten Sachzuwendungen und die pauschale Einkommensteuer bleiben bei der Ermittlung der Einkünfte des Empfängers außer Ansatz. Der Unternehmer hat die pauschale Einkommensteuer zu übernehmen. Als Schuldner muss er sie anmelden und abführen. Sie ist jedoch weder auf seine eigene noch auf die Einkommensteuer der Empfänger der Geschenke anrechenbar. Der Unternehmer muss den Empfänger des Geschenks von der Steuerübernahme unterrichten.
Die Übernahme der Pauschalsteuer ist auch als Geschenk im Sinne des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 S. 1 Einkommensteuergesetz anzusehen. Sie ist deshalb nicht als Betriebsausgabe abziehbar, wenn die 35-EUR-Grenze für das Sachgeschenk überschritten ist. Bei der Prüfung der 35-EUR-Freigrenze ist aus Vereinfachungsgründen allein auf den Betrag der Zuwendung abzustellen. Die übernommene Steuer ist nicht mit einzubeziehen.
