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Selbständige: So funktioniert die betriebliche Abschreibung

Bei der Abschreibung (auch Afa genannt) können die Anschaffungskosten für einen betrieblichen Gegenstand über mehrere Jahre verteilt werden. Die Kosten werden dann nicht als Gesamtbetrag im Anschaffungsjahr angegeben, sondern werden auf die Nutzungsdauer verteilt als Betriebsausgaben abgezogen. Hier die wichtigsten Steuerspielregeln rund um das Thema betriebliche Abschreibung.

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Betriebliche Abschreibung – das sind die wichtigsten Basics

Die betriebliche Abschreibung kommt nur für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens in Frage, die eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben. Bei der Abschreibung sind folgende Grundregeln zu beachten:

  • Beginn der Abschreibung: Bei Kauf eines Anlagegegenstandes beginnt die betriebliche Abschreibung normalerweise mit der Lieferung (= Erhalt der Verfügungsmacht). Eine Ausnahme besteht nur, wenn ein Gegenstand montiert wird und erst danach einsatzbereit ist. In diesem Fall startet die Abschreibung erst nach Beendigung der Montage.
  • Nutzungsdauer: Die Finanzverwaltung hat für alle gängigen Anlagegegenstände eine Nutzungsdauer bestimmt, über die sie abzuschreiben sind. Eine Abweichung, sprich eine kürzere Nutzungsdauer kommt bei Kauf gebrauchter Anlagegegenstände in Frage oder wenn der Gegenstand so beansprucht wird, dass er diese amtliche Nutzungsdauer niemals erreichen kann.
  • Monatsbetrachtung: Der erste Monat der Abschreibung ist der Monat der Lieferung.

Der Klassiker für die betriebliche Abschreibung: Lineare Abschreibung

ie übliche Abschreibungsmethode ist die lineare Abschreibung. Hier werden die Anschaffungskosten für das betriebliche Wirtschaftsgut des Anlagevermögens gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben.

Sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, weil Sie nur umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen (z.A. als Arzt oder als Versicherungsmakler), zählt die Umsatzsteuer zu den Anschaffungskosten und wird auch über die Nutzungsdauer abgeschrieben.

Tipp: Bei selbständig nutzungsfähigen und beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bis zu Nettoanschaffungskosten von 800 Euro kann auch auf die Abschreibung über mehrere Jahre verzichtet werden. Es kann auch der Sofortabzug als Betriebsausgabe als geringwertigen Wirtschaftsgut (GWG) geltend gemacht werden.

Abschreibung von Laptops, Computern und Software

Um die Digitalisierung anzutreiben und dem schnellen technologischen Wandel gerecht zu werden, hat die Finanzverwaltung die steuerlich zugrunde zu legende Nutzungsdauer von Computern, Laptops und Peripheriegeräten von drei Jahren auf ein Jahr verkürzt. Das kommt einer Sofortabschreibung gleich. Die neue Nutzungsdauer gilt für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden.

Die Finanzverwaltung zählt folgende Wirtschaftsgüter zur "Computerhardware":

  • Computer und Desktop-Computer
  • Notebook-Computer (wie z.B. Tablet, Slate, oder mobiler Thin-Client)
  • Desktop-Thin-Client
  • Workstation und mobile Workstation
  • Small-Scale-Server
  • Dockingstation und externe Netzteile
  • Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon (Peripherie-Geräte)
  • externe Speicher wie Festplatte, DVD-/CD-Laufwerk, USB-Stick, Streamer
  • Ausgabegeräte wie Beamer, Plotter, Lautsprecher, Monitor oder Display)
  • Drucker

Als Software gilt jegliche Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung.

Abschreibung nach Leistungseinheiten: betriebliche Abschreibung mal anders

Es gibt tatsächlich eine Alternative zur linearen Abschreibung, die in der Praxis allerdings kaum bekannt ist. Die Rede ist von der Abschreibung nach Leistungseinheiten. Diese Methode für die betriebliche Abschreibung kann unter folgenden Voraussetzungen angewandt werden:

  • Die Nutzung des Wirtschaftsguts schwankt in den einzelnen Jahren erheblich.
  • Der Verschleiß dieses Wirtschaftsguts weist dementsprechend wesentliche Unterschiede während der Nutzungsdauer auf.
  • Die Nutzung des Wirtschaftsguts muss durch Zählwerke oder Kilometerangaben nachgewiesen werden.

Beispiel: Sie erwerben am 2.1. eine Produktionsmaschine (Nutzungsdauer 8 Jahre) für netto 30.000 Euro. Im ersten Jahr soll diese Maschine 8.000 Stunden laufen, im nächsten Jahr nur 2.000 Stunden und insgesamt rund 20.000 Stunden.

Abschreibungsmethode

Ermittlung der Abschreibung

Betriebliche Abschreibung

Lineare Abschreibung

30.000 Euro : 8 Jahre

3.750 Euro

Leistungseinheiten

Laufzeit Kaufjahr 8.000 Stunden : kalkulierte Laufzeit 20.000 Stunden x 100 = 40%; Kaufpreis 30.000 Euro x 40%

12.000 Euro

Fazit: Die betriebliche Abschreibung im Erstjahr fällt hier bei Abschreibung nach Leistungseinheiten deutlich höher aus als bei der linearen Abschreibung.

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