Unterlagen für die Steuererklärung: So behalten Sie den Papierkram im Griff
Eines ist gewiss: Mit der alljährlichen Steuererklärung beginnt das große Suchen nach steuerrelevanten Unterlagen und Belegen. Doch das muss nicht sein! Abhilfe schafft eine strukturierte Ablage Ihrer Steuerbelege – sie spart Zeit und zugleich Nerven. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie Ihre Steuerbelege einfach und effektiv verwalten.
Befreit die ELSTER-Steuererklärung von allen Unterlagen und Belegen?
Im Online-Portal ELSTER können Sie Ihre Steuererklärungsformulare abrufen, digital ausfüllen und nach erfolgter Registrierung an das Finanzamt übermitteln. Das Hantieren mit Beleg-Unterlagen bleibt Ihnen allerdings nicht komplett erspart, denn Sie müssen Ihre steuerrelevanten Unterlagen und angeführten Belege für eventuelle Rückfragen bereithalten oder dem Finanzamt bei Aufforderung vorlegen.
Ist die Steuererklärung auf Papier überhaupt noch möglich?
Die Einkommensteuererklärung ist in jedem Fall elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln, wenn Sie Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, einem Gewerbebetrieb oder aus selbständiger Arbeit erzielt werden.
Die Steuererklärung auf Papier ist unter bestimmten Bedingungen bislang weiterhin möglich. Nach wie vor werden beim Finanzamt viele Steuererklärungen in Papierform abgegeben. Das betrifft meist Härtefallregelungen – beispielsweise wenn die elektronische Abgabe der Steuererklärung aus persönlichen Gründen nicht zumutbar ist (kein PC, kein Internetzugang). Auch viele Rentner:innen und Pensionäre, die keine weiteren speziellen Einkünfte haben, nutzen weiterhin die Papierform. Für etwaige Nachfragen des Finanzamts müssen die steuerrelevanten Unterlagen griffbereit sein.
Mit etwas Organisation ist die Steuererklärung leichter erstellt. Wer seinen "Papierkram" im Griff hat, kann wesentlich entspannter ins Steuerjahr starten.
So behalten Sie Ihre Belege und Unterlagen für die Steuererklärung im Griff
- Frühzeitig Belege sammeln: Legen Sie zeitnah während des Steuerjahres alle relevanten Unterlagen wie z. B. Gehaltsabrechnungen, Rechnungen von Handwerkern oder zu haushaltsnahe Dienstleistungen, Spendenquittungen, Nachweise zu Versicherungen und Altersvorsorge in einem Ordner oder einer digitalen Ablage ab.
- Struktur schaffen: Sortieren Sie Ihre Dokumente nach Kategorien – zum Beispiel "Einnahmen", "Werbungskosten", "Sonderausgaben". Das erleichtert das spätere Ausfüllen der Steuerformulare.
- Digitalisieren und sicher abspeichern: Scannen Sie wichtige Belege und speichern Sie sie mit sprechenden Dateinamen sicher ab. So vermeiden Sie Papierchaos und finden Dokumente mittels Suchfunktion schnell wieder.
- Checkliste nutzen: Erstellen Sie eine persönliche (digitale) Checkliste mit allen Unterlagen, die Sie für Ihre Steuererklärung benötigen. So haben Sie „griffbereit“ alles im Blick.
- Fristen beachten: Notieren Sie wichtige Abgabetermine in Ihrem (elektronischen) Kalender und planen Sie genügend Zeit für die Zusammenstellung Ihrer Unterlagen ein.
Wie lange müssen Sie die Unterlagen und Belege aufbewahren?
Bewahren Sie alle Belege, die Sie in der Steuererklärung angegeben haben, mindestens vier Jahre nach Abgabe der Steuererklärung auf. Für bestimmte Unterlagen, beispielsweise beim Hausverkauf oder bei Handwerkerleistungen, empfiehlt sich eine längere Aufbewahrung bis zu 10 Jahre. Der Grund: Das Finanzamt kann innerhalb dieser Frist Nachweise anfordern oder die Steuerbescheide ändern. Für Selbstständige und Unternehmer gelten gesetzlich längere Pflichten, z.B. Buchungsbelege, Rechnungen, Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Steuerbescheide, Handels- und Geschäftsbriefe usw.
Mit etwas Organisation und den richtigen Tools ist die Steuererklärung kein Stressfaktor mehr. Wer den Papierkram im Griff hat, kann entspannt in die nächste Steuerperiode starten!
Digitales Ablage-Management mittels Steuersoftware
Es geht noch mehr: Sie können sich das Zusammensuchen von Belegen und Unterlagen für Ihre Steuererklärung auch vereinfachen, wenn Sie eine Steuersoftware wie TAXMAN einsetzen. Der Belegmanager in TAXMAN ist eine praktische Funktion der Steuersoftware, die Ihnen hilft, Ihre Steuerbelege digital zu organisieren und zu verwalten.
- Dort können Sie Belege (z .B. Rechnungen, Quittungen, Spendenbescheinigungen) direkt einscannen oder als PDF/JPG hochladen.
- Belege lassen sich verschiedenen Kategorien und Steuerbereichen zuordnen, z. B. Werbungskosten, Sonderausgaben.
- Die abgelegten Belege können direkt den passenden Eintragsfeldern in der Steuererklärung zugeordnet werden.
- Die erfassten Belege lassen sich durch Filter und Suchbegriffe leicht auffinden, sie können bei Bedarf exportiert und gesichert werden.
- Sie sehen auf einen Blick, welche Unterlagen noch fehlen und welche bereits erfasst wurden.
- Kurzum: Mit dem Belegmanager haben Sie alle wichtigen Dokumente zentral und digital verfügbar. Das erleichtert nicht nur die Steuererklärung, sondern hilft auch, Fristen und Anforderungen des Finanzamts einzuhalten.
Der Belegmanager ist nur eine der zahlreichen praktischen Funktionen, die TAXMAN bietet. Und anders als bei ELSTER gibt Ihnen TAXMAN wertvolle Tipps und Infos zum Steuersparen. Da lässt sich in den meisten Steuerfällen eine Rückerstattung vom Finanzamt herausholen!